Jo šoreiz atceltais gājiens izvērtās par tipisku krīžu komunikācijas situāciju, kurā valsts institūcijas klupa pār tiem pašiem akmeņiem, pār ko ķīmiskās vielas noplūdē Kundziņsalā un Zolitūdes traģēdijā.
Mēs, Latvijas sabiedrisko attiecību aģentūru asociācijas dalībnieki, ikdienā strādājam ar Latvijas vadošajiem uzņēmumiem un krīžu situācijas ir mūsu darba sastāvdaļa. Zinām, ka izvairīties no krīzēm nav iespējams, taču tām var sagatavoties. Tāpēc esam apkopojuši būtiskākās atziņas, ko, cerams, nākotnē atcerēsies gan atbildīgās, gan neatbildīgās amatpersonas.
Ceri uz labāko, bet gatavojies sliktākajam!
Ikviens vecāks apzinās, ka ar bērnu var notikt neiedomāji daudz nelaimju tiklīdz atvase pārkāpj mājas slieksni. Taču tas nav iemesls, lai bērnu turētu mājās līdz pat pilngadībai. Tomēr vecāki dara visu iespējamo, lai nelaimes novērstu, piemēram, mācot drošas uzvedības uz ceļa pamatlikumus.
Sagatavošanās vissļaunākajam ir jebkuras krīžu komunikācijas plāna pamatā. Ir jāmēģina paredzēt visus iespējami sliktākos notikumu scenārijus un attiecīgi potenciālos situācijas risinājumus. Krīzes komunikācijas plānam jābūt izstrādātam un regulāri atjaunotam ikvienā valsts iestādē, turklāt atsevišķi izstrādājot to arī lielākiem notikumiem.
Pasākumā ar turpat 40 tūkstošu bērnu dalību var gadīties dažādas lielāka vai mazāka mēroga sadzīves likstes, lai cik izcili strādātu glābšanas dienesti un lai cik nevainojami sagatavota programma. Protams, jādara viss iespējamais, lai nelaimes nenotiktu, tomēr vismaz "uz papīra" jāizdomā, ko darīt tad, ja bērni masveidā saindēsies, jo kādā skolā būs bijusi nekvalitatīva pārtika, ko tad, ja kāds ar dejotājiem pilns autobuss cietīs satiksmes negadījumā, ko tad, ja sāksies negaiss ar zibeņošanu un no tā izraisītu ugunsgrēku, ko darīt tad, tad un tad.
Visas nelaimes neparedzēsi, tomēr var iedomāties tipiskākos negadījumu iemeslus, iztēloties negadījumu apmērus un nospraust robežas, piemēram, cik daudz saslimušu vai negadījumā cietušu skolēnu būs iemesls, lai mēģinājumus un koncertus pārceltu, atceltu vai aizstātu ar citiem. Krīzes komunikācijas plāns, kas izstrādāts pārdomāti un "ar vēsu prātu", ir labs ceļvedis brīdī, kad noticis negaidītais un emocijas ņem virsroku pār racionālu domāšanu (tostarp sociālajos tīklos).
Viens lēmums, viena ziņa un vienota rīcība
Krīzes situācijas ir izaicinājums vadītājiem, jo pieprasa ātru lēmuma pieņemšanu. Virmo emocijas, nav zināmi visi notikušā apstākļi un iemesli, bet vilcināties nedrīkst. Turklāt parasti tie ir visai kardināli lēmumi - atcelt vai neatcelt, slēgt vai neslēgt, turpināt darbību vai to pārtraukt. Iespējams, vēlāk būs jāatzīst, ka tas bija kļūdains, taču daudz sliktāk ir tad, ja lēmums netiek pieņemts vispār vai arī tas nav nepārprotams.
Bet nepietiek tikai ar lēmuma pieņemšanu, aiz tā jāseko vienkāršam un skaidram vēstījumam. Krīzes situācijās komunikācijas mērķis nav noslēpt negatīvo, bet gan paziņot, kas jādara krīzes situācijā iesaistītajiem. Šajā gadījumā - svētku dalībniekiem. Protams, svētku rīcības komitejai bija sarežģīti vienoties par vienotu lēmumu, rēķinoties, ka tas jebkurā gadījumā izsauks sabiedrības sašutumu, neizpratni, negatīvas emocijas. Tomēr te arī nonākam pie nākamā punkta krīžu komunikācijas punkta - ja atbildīgā institūcija ir pieņēmusi šādu lēmumu, tad pārējiem tas ir jārespektē.
Svētku gājienā, ko oficiāli atcēlusi viena valsts institūcija, nevajadzētu piedalīties citām valsts amatpersonām. Saskaņota rīcība starp valsts institūcijām būtu jāievēro jebkurā citā krīzes situācijā. Turklāt, ja ir noteikta atbildīgā institūcija, tad tā ir atbildība arī pieņemt lēmumu par krīzes risinājumu, protams, ņemot vērā ieņemamo amatu un atbildības līmeni. Starp citu, profesionāli izstrādāts krīzes komunikācijas plāns paredz arī lomu un atbildību sadalījumu, kas nosaka, kāda mēroga krīzes situācijās, kurā līmenī un kādi lēmumi tiek pieņemti.
Cik ātri var sasniegt katru svētku dalībnieku?
Atceltais svētku gājiens ieies vēsturē kā sociālo mediju izraisīta krīze, bet mūsu pieredzē ir arī Swedbank baumu gadījums, kas aizsākās Twitter tīklā. Informācijas trūkuma gadījumā cilvēki to mēģina aizpildīt paši, iesaistoties aktīvās diskusijās sociālajos tīklos. Tāpēc krīzes komunikācijas plāna neatņemama sastāvdaļa ir līdz detaļām precīzs iesaistīto pušu apziņošanas mehānisms.
Visiem kolektīvu vadītājiem būtu bijis jāzina, ka ārkārtas gadījumā galvenais, visprecīzākais un operatīvākais informācijas būs viens, piemēram, 24/7 strādājoša tālruņa līnija, e-pasts, svētku koordinators vai sociālo tīklu platforma. Šādam apziņošanas mehānismam ir jāstrādā arī nakts stundās, turklāt nedrīkst aizmirst arī par citām iesaistītajām pusēm. Tad arī Latvijas Televīzijai kā oficiālajai svētku TV nebūtu gājiena tiešraidē jādiskutē, kāpēc "tāds lēmums šoreiz pieņemts", bet gan jāmudina svētku dalībniekusz' atpūsties un uzkrāt spēkus pirms noslēguma koncerta.
"Kal ratus ziemā un ragavas vasarā," ir sena tautas gudrība, kas noder arī, gatavojoties krīžu komunikācijas situācijām. Nemeklēsim vainīgo, bet profesionāli sagatavosimies nākamajiem svētkiem! Pēc atceltā gājiena sociālajos tīklos varējām lasīt "tautas" viedokļus: "lai tie tur "augšā", neiedomājas mums atņemt svētkus, mēs gājām gājienā un iesim. Lai aizliedz, tāpāt darīsim paši." Bet tieši vienotība ir tā, kas padara mūsu Dziesmu svētkus unikālus. Bez vienotas svētku organizācijas Dziesmu svētki pārvērstos par Jāņu svinībām, kur uz katra pakalna katrs latviešu bariņš rīko "savus" Līgo svētkus.