Ginta Grandāne: Kā mājsaimniecības pieredzi ieviest plaukstošā biznesā?  (5)

Standartizācija un liekā nedarīšana

Biznesa vidē tiek runāts par vairākiem simtiem efektivitātes metožu un instrumentu, no kuriem populārākie ir "Lean", TOC, "Six Sigma", tagad IT vidē aktuāls ir "Agile", bet, ja analizējam savu ikdienu, tad daudzas metodēs sistematizētās lietas jau izmantojam savā ikdienā. Virtuves galda piederumi parasti stāv vienā vietā, turklāt karotēm, dakšām un nažiem ir savs nodalījums. Mēs neiedomājamies, ka katrs mājinieks savas dakšas varētu glabāt pie sevis vai katru dienu mainīt to atrašanās vietu.

Efektivitātes teorijas to sauc par "standartu", kas palīdz saīsināt meklēšanas laiku, un veiksmīga biznesa īstenošanai tas ir ļoti būtiski. Ir svarīgi, ka ātri varam atrast failu kopējā serverī, ja pirms pasākuma ir kontroles lapa un varam pārliecināties, ka esam labi sagatavojušies. Tā mēs ātrāk varam padarīt plānoto. Tomēr birojā vai ražotnē bieži nepamanām, ka vairākas reizes dienā ejam uz noliktavu, pēc priekšnieka paraksta, gaidām vadības lēmumu, kolēģa e-pastu, meklējam skavotāju vai vienu un to pašu informāciju pārrakstām vairākas reizes. "Lean" to visu sauc par zudumiem, tāpēc svarīgi biznesā būt vērīgiem, liekās darbības atmest un jauno kārtību uzturēt, "dakšiņas atvilktnē glabājot pie dakšiņām".

Ikdienā bieži sastopama problēma ir vietas trūkums skapī un kārtības uzturēšana. Ļoti labi tas darbojas bērnu istabā, kad kopā ar bērniem izkrāmējam skapi, izveidojam jaunu kārtību, nofotografējam to. Fotogrāfija kļūst par standartu. Ļoti bieži izpratne par kārtību starp cilvēkiem atšķiras, tāpēc iesaku sameklēt plaši pieejamo informāciju par 5S soļiem – sašķirot, sakārtot, satīrīt, standartizēt un uzturēt šo kārtību katru dienu.

Ikdienas plānošana

Mūsdienās ļoti būtiska ir operatīva informācijas plūsma. Mājās līdzcilvēkiem parasti pajautājam par viņu dienas plāniem. Ja ģimenē ir tikai divi cilvēki, tad problēmu nav, varam atcerēties un vakarā pārjautāt, vai izdevās viss ieplānotais, taču lielākās ģimenēs ar bērniem parādās izaicinājumi. Tad jāsasauc kopā ģimenes locekļi un kopīgi jāizrunā ģimenes plāni. Tāpat dienas beigās saviem bērniem pajautājam – kādas atzīmes ir nopelnītas? Parasti iepriekš esam vienojušies, kādas atzīmes ir labas, kuras savukārt iekrīt "problēmu zonā", un jādomā aktivitāšu plāns situācijas labošanai.

Tieši tāda pati situācija ir darbavietā, kur savstarpēji jāapmainās ar informāciju par veicamajiem uzdevumiem. Darbiniekiem jāzina, vai darbs ir padarīts labi vai slikti. Departamentā ar 10 darbiniekiem nevaram ar katru individuāli izrunāties, ir nepieciešamas sapulces, lai skaidri zinām, ka informācija ir nodota un sadzirdēta. Ja ir saražots brāķis vai klients nav bijis apmierināts, tad šī situācija ir pielīdzināma "divniekam" skolā, un jādomā aktivitāšu plāns situācijas uzlabošanai. Ja sapulces uzņēmumā notiek vienu reizi nedēļā vai mēnesī, tad darbinieks būs aizmirsis situāciju un problēma paliks neatrisināta. Manis aprakstītajās situācijās parādās divi efektivitātes instrumenti – īsas, regulāras, strukturētas sapulces un problēmu risināšana. "Lean" metodē valda filozofija – vispirms apmācām darbiniekus un tikai tad prasām rezultātu. Latvijā nav daudz uzņēmumu, kas rīko ikdienas sapulces. Bieži tās ir stundu garas ikmēneša sapulces, kas neveicina mērķu sasniegšanu.

Iesaiste problēmu risināšanā

Viesojoties uzņēmumos, ļoti ātri var nojaust te valdošo atmosfēru. Ja darbinieki tiek sodīti par kļūdām, tad cilvēki tās slēpj un tiek tērēts laiks vainīgo meklēšanai. Tā rezultātā vienīgi augstākā līmeņa vadība spēj problēmas atrisināt. Daudz efektīvāk ir apmācīt darbiniekus pašiem tās risināt, veidojot darba grupas no procesā iesaistītajiem. Šajā gadījumā augstākā vadība tikai tiek informēta par jau atrisinātu problēmu. Ļoti labs instruments strukturētai problēmu risināšanai ir "zivs asakas pieeja" jeb Išikava diagramma, kas palīdz noskaidrot problēmas īsto cēloni, izstrādāt aktivitāšu plānu cēloņu novēršanai un, ja problēma vairs neatkārtojas, to ieviest kā jauno praksi. Vide, klienti, likumdošana strauji mainās, tāpēc problēmas ir, bija un būs. Konkurētspējas priekšrocība būs tiem uzņēmumiem, kas mācēs ātri tās atrisināt.

Es kļūstu laimīgāka, ja esmu iesaistīta, ja mani ciena, ja manas idejas izdodas realizēt. Domāju, ka "Lean" filozofija var palīdzēt padarīt darba procesu pozitīvāku, kā arī atbrīvot mums laiku dzīves baudīšanai. Pēdējo piecu gadu laikā ir strauji palielinājies to uzņēmumu skaits, kas interesējas par efektivitātes palielināšanu, darba vides sakārtošanu, taču daudziem tas ir jaunums. Ikvienam ir iespēja iesaistīties Biznesa efektivitātes asociācijā, apmeklēt uzņēmumus un forumus un smelties labāko pieredzi no citiem!