Виртуальный ежедневник: как планировать дела, не подписывая все от руки
Фото: Shutterstock
Чтобы все успеть, очень важно планировать свое время. Довольно наивно надеяться, что список дел удастся удержать в голове, поэтому нужно делать записи. Годами люди использовали для этого разные ежедневники, и с ходом времени они из простых календарей трансформировались в настоящие произведения искусства – в обложках, обтянутых кожей или украшенных драгоценными материалами. А внутри бесчисленные линеечки не только для фиксирования планов на будущее, но и для сохранения вдохновляющих цитат и других ценных откровений.
С развитием технологий привычки планирования существенно изменились. Несмотря на то, что многие все еще отдают предпочтение записям, сделанным от руки, не мало и тех, кто список дел перенесли в гаджеты. Многие больше не могут представить себе жизнь без виртуального ежедневника, который напоминает о поставленных целях. Появляются все новые и новые мобильные приложениях, чтобы списки дел и обязанностей и организация важных событий стала еще более простыми, удобными и наглядными.
Планируй свой день эффективно
Каждый из нас знаком по меньшей мере с одним человеком, который, кажется, успевает абсолютно все – работать, заниматься спортом, читать книги, уделять время семье, путешествовать, хорошо выглядеть, встречаться с друзьями и к тому же постоянно присутствовать в социальных сетях. Эти люди буквально светятся продуктивностью и энергией. На вопрос о том, как они все успевают, почти все в один голос отвечают, что ключ к успеху кроется в тщательном планировании. Все чаще приходится слышать фразу «Если хочется, то все можно успеть», и эффективное планирование в этом случае – основа основ. Вот несколько рекомендаций, как более удачно планировать свое время:
расставляй приоритеты;
планируй работу вечером накануне рабочего дня;
не делай одновременно несколько дел, за следующую работу берись только тогда, когда завершена предыдущая;
начинай с более сложных задач;
запланируй паузы для отдыха;
не забывай поесть;
подстраивайся под ситуацию и не переживай, если не все идет по плану.
Выбери приложение по душе
Выбор мобильных приложений, которые облегчают планирование дел, очень широк, поэтому очень важно выбрать приложение себе по душе, которым будет удобно и приятно пользоваться. Рассмотрим самые популярные из них.
Todoist
Инструмент планирования Todoist помогает улучшить личную и профессиональную эффективность, на данный момент Todoist считается одним из лучших и наиболее удобных приложений для планирования. Приложение можно использовать в телефоне, на планшете и компьютере, синхронизируя всю информацию между устройствами. Оно отлично подходит для планирования разных ежедневных задач. В этом инструменте можно планировать дела на каждый день, а также в рамках отдельных проектов. Todoist напомнит о приближающихся сроках выполнения задачи. В него можно интегрировать данные из Gmail, Google Calendar, Slack и других полезных приложений. В Premium версии приложения, которая доступна за плату, можно подключать к проектам коллег, с которыми вместе вы будете планировать работу. Приложение позволяет писать комментарии к задачам.
Things 3
«Если вы тонете в нескончаемом потоке работ, то это приложение именно для вас», – так о Things 3 (доступно только для операционной системы iOS) пишет издание Mashable. Обзорщики из The New York Times отмечают, что по сравнению с другими приложениями Things 3 предлагает лучшее сочетание дизайна и функциональности. В этом инструменте можно создавать простые списки дел, планировать более масштабные проекты и делить их на категории, а также создавать тематические отчеты – например, о финансах или о том, как вы проводите свободное время. Кроме того, инструмент позволяет ставить напоминания, интегрировать информацию из календаря, создавать бирки (теги) и предлагает другие нужные функции, которые способствуют эффективному планированию. Приложение получило несколько наград.
Google Calendar
Чтобы использовать календарь Google, совершенно необязательно быть фанатом Gmail. Это приложение с классическим календарем предлагает вид на день, неделю и месяц, между которыми можно удобно переключаться. Работу с этим приложением облегчает поисковой инструмент и возможность ставить напоминания. Правда, эффективнее всего возможностями приложения смогут воспользоваться пользователи Gmail.
Evernote
Evernote – это один из наиболее известных сервисов для заметок. Приложение позволяет записывать задачи, идеи и необходимые дела разными способами – не только письменно, но и с помощью голосовых сообщений, PDF-файлов с рисунками, отсканированных документов и других форматов. «Записывай идеи, как только приходит вдохновение» – так говорят о приложении его разработчики. Приложение можно синхронизировать между несколькими устройствами.
Any.do
Два в одном – календарь и список дел. Так приложение Any.do характеризуют его пользователи. Это всеобъемлющий инструмент, которые позволяет обобщить различные задачи, начиная от напоминаний о том, что нужно купить подарок коллеге на день рождения, до напоминаний о приближении срока сдачи рабочей презентации. Сделанные задачи можно вычеркивать.
AwesomeCalendar
AwesomeCalendar ( доступно только на iOS ) – удобный инструмент, в котором собраны заметки, календарь, цветокодирование для разных задач и даже прогноз погоды. Планы можно пополнять изображениями и виртуальными наклейками. Приложение удобно синхронизируется с другими приложениями-календарями – Google Calendar, Yahoo! и многими другими. Если в AwesomeCalendar сделать изменения, они автоматически появятся в привязанном календаре и наоборот.
Trello – лучший выбор для командной работы
Создатели приложения Trello утверждают, что в этом инструменте можно спланировать все что угодно с любым человеком в любом месте. Несмотря на то, что каждый может пользоваться приложением индивидуально, наиболее эффективно оно для планирования командной работы, потому что позволяет планировать встречи, собрания, проекты и задачи. Trello помогает отслеживать прогресс и достижения. Ключ к успеху этого приложения кроется в его простоте, что отражено в предлагаемых функциях.
Microsoft Outlook
Как пишут различные иностранные СМИ, благодаря новейшим улучшениям Microsoft Outlook стал отличным инструментом планирования, который помимо клиента для электронной почты предлагает многие другие функции. Например, совместное использование, создание фильтров, удобный удаленный доступ к файлам таких популярных приложений, как Word, Excel и PowerPoint.
Эффективного планирования работ, впрочем, недостаточно, чтобы «все успеть». Важно все запланированное сделать, используя доступные временные ресурсы эффективно и не делая медленно и сложно то, что можно сделать легко и просто. Одна из «суперспособностей» в наши дни – это умное использование цифровых инструментов. Один из инструментов, который существенно экономит время, это мобильное приложение Dokobit для электронной подписи документов. В нем документы можно подписывать, находясь где угодно – в электричке, в очереди или в ожидании кофе. Немаловажно, что подписанные в приложении Dokobit документы соответствуют высочайшим требованиям Евросоюза к надежной электронной подписи. Для подписания можно использовать широко распространенные в Латвии инструменты для создания квалифицированной электронной подписи – Smart-ID и eParaksts mobile.
Подробнее на: www.dokobit.com.

О других цифровых инструментах, которые облегчают жизнь, можно узнать в этой статье:

Как не утонуть в море обязанностей: советы и инструменты для повышения эффективности