Vairāk uzticēšanās savai komandai
Viena no nākotnes biroja atslēgām būs ciešākas komunikācijas aspekts. Mēs gadu gadiem esam pieraduši, ka priekšnieks sēž vienā kabinetā, pārējie – citos, un tad ik pa laikam var aiziet paskatīties, ko padotie dara. Ieviešot attālināta darba formas, otram pār plecu diez kā nepaskatīsies. Tas nozīmē, ka jādod darbniekiem daudz lielāka rīcības brīvība, bet vienlaikus daudz precīzāk jāformulē uzdevums un sasniedzamais rezultāts. Vadītāja rīcībā jābūt pietiekami efektīviem instrumentiem, kā pārbaudīt rezultātu, taču vienlaikus ir jāspēj daudz vairāk uzticēties savai komandai. Jā, nāksies pielikt daudz lielākas pūles, domājot par darbinieku labbūtību, par to, kā viņi jūtas komandā, kā nepieciešamības gadījumā atbalstīt, dot atgriezenisko saiti, paslavēt par labi padarītu darbu, novērtēt. Tā būs papildu slodze, un būs vajadzīgas papildu prasmes, taču arī ieguvumi būs vērā ņemami: elastīgāks darbaspēks ir arī motivētāks darbaspēks, jo cilvēkam ir vieglāk veidot balansu starp privāto un darba dzīvi, nesamazinot sabiedrībai sniegto pakalpojumu kvalitāti.
Aktivitātēs balstīta telpa
Tipiska valsts pārvaldes iestāde ir garš gaitenis ar daudziem maziem kabinetiem, kur caurām dienām savā nodabā uzturas viens, divi, varbūt četri cilvēki. Kāds vienmēr ir atvaļinājumā vai komandējumā, un darba vietas paliek tukšas. VAS "Valsts nekustamie īpašumi" (VNĪ) ir sagatavojusi informatīvo ziņojumu ieniegšanai Ministru kabinetā, kurā izpētīts, ka valsts pārvaldes institūcijas uztur ap 30% liekas darbavietu platības. Es pati pārstāvu vēl to paaudzi, kam patīk savs stūrītis, sava kārtība, un neviens nesēž pie mana galda, kamēr esmu komandējumā vai sanāksmē, kas aizņem apmēram pusi mana darba laika. Ņemot vērā gaidāmo energoresursu izmaksu ziņā bargo ziemu, šāda tukšu telpu uzturēšana kļūst ārkārtīgi dārga.
Tāpēc gan privātais sektors, gan VNĪ arvien enerģiskāk iestājas par aktivitātēs balstītām darba telpām, kur visu, ko darbinieki dara, var sadalīt pa tēmām un atbilstoši piemērotām telpām. Piemēram, gatavojot analītisko pārskatu, vajag klusu vietu, kur neviens netraucē; runājot pa telefonu, – telpu, kur sarunas netraucē citiem; ja nav personīgās darba vietas, ir nepieciešama zona atpūtai un radošai domāšanai; sapulcēm vajadzīgas sapulču telpas. Nākotnes birojā dažādi cilvēki dažādos laikos veiks dažādas aktivitātes, brīvi plūstot pa darba telpām un strādājot tur, kur ir visērtāk paveikt konkrēto uzdevumu.
Paslavējot sevi, jāteic, ka šajā ziņā esam soli priekšā saviem kaimiņiem un meklējam paši savus jaunos risinājumus, par ko ir liels lepnums. VNĪ ir izstrādājis aktivitātēs balstīta biroja standartu, un pašlaik valsts iestāžu uzdevums ir tā ieviešana un pielietošana jau no brīža, kad tiek meklētas jaunas telpas vai remontētas esošās. Šāds birojs jau ir pašiem VNĪ, un valsts iestādēs strādājošie ir aicināti tur paviesoties un izmēģināt jauno darba modeli praksē. Arī Valsts ieņēmumu dienests jau sāk to ieviest. Tie ir iedvesmojoši piemēri, kam sekot arī pārējiem.
Kopstrādes iespējas un darbs reģionos
Raugoties uz labās prakses piemēriem kaimiņos, Somijā ir pieņemts standarts, ka ceļā no mājām uz darba vietu nevienam nevajadzētu pavadīt vairāk par 45 minūtēm. Ieviešot šādu principu arī Latvijā, tas nozīmētu, ka visai valsts pārvaldei nav jākoncentrējas Rīgā. Cilvēkam no Dundagas, Saldus vai Auces nebūtu katru dienu obligāti jābrauc uz galvaspilsētu. Tāpēc būtu nepieciešams attīstīt reģionālās kopstrādes vietas. Tas nozīmētu ne tikai veicināt darba elastību un pieejamību valsts pārvaldē, bet arī attīstīt reģionus, dodot cilvēkiem iespēju palikt savās mājās un nepārcelties uz Rīgu vai Pierīgu, līdz ar reģionālo apdzīvotību veicinot arī infrastruktūras, kultūras, izglītības un cita veida izaugsmi.
Kopstrādes telpas kopumā nav nekas jauns, taču valsts sektorā to ienākšana ir krietni lēnāka nekā privātajā, jo valsts pārvalde ir ļoti fragmentēta – katra iestāde ir karaļvalsts ar savām telpām, darbavietām, īpašuma sajūtu. Lai īstenotu kopstrādes iespēju, būtu jāatrisina iestāžu savstarpējo norēķinu jautājumi un kopīgas telpu rezervācijas sistēmas izveidošana, taču tie ir tehniski jautājumi, kas ir sakārtojami.
Ko tas prasītu no pašām valsts pārvaldes iestādēm? Pārveidot darba procesu. Tas nozīmētu, ka cilvēki vairs nav sastopami vienuviet, tāpēc nāktos daudz rūpīgāk pārdomāt, kā ievadīt jaunos kolēģus darbā, kā sadalīt un pārbaudīt darba uzdevumus, kā veidot komandu, sniegt atgriezenisko saiti, dalīties zināšanās un pieredzē. Ja komanda netiekas klātienē, ir jābūt alternatīvām metodēm, kā uzturēt komandas garu un lojalitāti, kā saglabāt iestādes vērtības un veidot tradīcijas, tāpēc es gribētu apgalvot, ka nākotnes birojs prasīs daudz vairāk radošas pieejas ierastajām lietām.
Valsts pārvalde – cilvēkiem
Kāda loma nākotnes valsts pārvaldē būs attiecībām ar sabiedrību? Iedzīvotājam no valsts pārvaldē notiekošajām pārmaiņām jābūt ieguvējam, saņemot vēl kvalitatīvāku pakalpojumu. Viens no veidiem, kā to panākt – Valsts un pašvaldību vienotie klientu apkalpošanas centri, kur vēl striktāk tiktu nodalīti darbinieku pienākumi, saziņu ar klientiem pilnībā nodalot no pieteikumu apstrādes. Tātad viens cilvēks strādā ar klientiem un pieņem dokumentus, citi – šos dokumentus apstrādā, nevis visu dara viens darbinieks, tā optimizējot klientu plūsmu un līdz ar to samazinot cilvēkresursus. Tāpēc nākotnes biroja neatņemama sastāvdaļa būs arī digitalizācija, kas ļaus arvien vairāk pieteikumu saņemt un apstrādāt elektroniski. Te noteikti spēcīgu atbalstu varēs sniegt Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas digitālo aģentu tīkls, kas ļaus atrisināt digitālos izaicinājumus dokumentu apstrādē vai pieteikumu rakstīšanā cilvēkiem, kam trūkst vajadzīgo prasmju.
Sarežģītais Covid-19 laiks ir pierādījis, ka īsā laikā varam apgūt gan "Zoom", gan "MS Teams". Arī domājot par nākotnes biroju un nākotnes darbiniekiem nepieciešamajām iemaņām valsts pārvaldē, es aicinātu nebaidīties no jaunā, no tā, ka būs kaut kas jāapgūst, nebaidīties no pārmaiņām, ko nesīs jaunā darba organizēšana, jo attiecības veidosies citādas, bet noteikti ne sliktākas. Visā pasaulē notiek atteikšanās no hierarhiskām, vecām struktūrām un pāreja uz ātru, elastīgu komandas darbu, kas risina tieši to uzdevumu, kurš tajā brīdī ir svarīgākais un kam vecās struktūras tikai traucē. Jo valsts pārvalde pastāv cilvēku, nevis valsts pārvaldes dēļ, un tās uzdevums ir sniegt cilvēkiem labākos pakalpojumus. Ceļš uz nākotnes biroju ir ceļš uz labāku valsts pārvaldi.