Ar ko sākt elektroniskās parakstīšanās ieviešanu uzņēmumā?
Foto: Publicitātes foto

Digitālo rīku izveidošana un pārvaldīšana varētu šķist sarežģīta. Taču tā ir arī aizraujoša uzņēmuma stratēģijas daļa – sākot jau no nepieciešamo digitālo rīku atlases līdz pat pakalpojuma sniedzēju izvēlei. Parasti uzņēmumi cenšas ietaupīt laiku un resursus, taču tajā pat laikā vilcinās un nespēj pieņemt lēmumus. Ar ko sākt?

close-ad
Saturs turpināsies pēc reklāmas
Reklāma

Pirmais solis - elektroniskā paraksta ieviešana visās uzņēmuma nodaļās. To ikdienā var izmantot gan personālvadības, pārdošanas un juridiskās nodaļas speciālisti, gan klientu apkalpošanas, iepirkumu, un finanšu nodaļas darbinieki. Jebkurā nodaļā elektroniskais paraksts noderēs un palīdzēs uzlabot darbplūsmu. Taču ņem vērā, ka jāizvēlas ir kvalificēts elektroniskais paraksts. Un tas nav tas pats, kas digitālais paraksts. Latvijā elektronisko parakstīšanos ar kvalificētu elektronisku parakstu var veikt, izmantojot kvalificēto Smart-ID, e-Paraksts mobile lietotni vai eID karti.

Elektroniskā parakstīšanās ir likumīgs, drošs un uzticams veids, kā iegūt parakstu uz elektroniskajiem dokumentiem un veidlapām. Elektroniskā parakstīšanās nodrošina uzņēmumiem daudz priekšrocību. Kvalificētam elektroniskam parakstam un ar roku veiktam parakstam ir identisks juridiskais spēks. Tomēr, tāpat kā citiem digitālajiem rīkiem, arī elektroniskā paraksta veiksmīgai lietošanai ir daži priekšnosacījumi.

Elektroniskais paraksts

Katrai paraksttiesīgajai personai ir jābūt elektroniskajam parakstam. Kā jau minēts, Latvijā šim nolūkam var izmantot Smart-ID lietotnes kvalificēto versiju, eParaksts mobile lietotni (iepriekš jānoslēdz līgums ar pakalpojuma sniedzēju - Latvijas Valsts Radio un televīzijas centru) vai eID karti, kuras izmantošanai nepieciešams īpašs kartes lasītājs.

Ierīce

Elektronisko parakstu iespējams veikt izmantojot eID karti, kas pieslēgta datoram, izmantojot īpašu kartes lasītāju. Tas nav nepieciešams, ja paraksts tiek veikts, izmantojot lietotnes Smart-ID vai eParaksts mobile, taču tām būs nepieciešama viedierīce. Atsevišķa paraksta veikšanas ierīce ir nepieciešama drošības apsvērumu dēļ.

Elektroniskās parakstīšanās platforma

Ir iespējams izvēlēties jau gatavu platformu, piemēram, Dokobit portālu vai integrējamu elektroniskās parakstīšanās risinājumu. Integrējams risinājums ir pievienojams uzņēmuma sistēmai un iekšējiem rīkiem. Daži pakalpojumu sniedzēji, piemēram, Dokobit nodrošina gan vienu, gan otru risinājumu. Taču kamēr elektroniskā parakstīšanās uzņēmumā ir eksperimentālā fāzē, ieteicams izmantot gatavo risinājumu jeb platformu, piemēram, Dokobit portālu. Kad būs skaidras uzņēmuma vajadzības un darba īpatnības, var pieslēgt jau personalizētu risinājumu, kas atbilst tieši konkrētā uzņēmuma vajadzībām.

Elektroniski dokumenti

Pirms elektroniskā parakstīšanās risinājuma izvēles ir nepieciešams pārliecināties, ka visi dokumenti un veidlapas, ko nepieciešams parakstīt, ir pieejamas digitālā formātā. Piemēram, Dokobit portāls atbalsta starptautiski atzītos PDF un ASiC formātus, kā arī Baltijā izmantotos ADoc, BDoc un EDoc formātus, kas tiek izveidoti no parastiem Word dokumentiem.

E-pasta adreses

Lai dokumentu varētu parakstīt visas iesaistītās personas, ir nepieciešamas viņu e-pasta adreses uzaicinājumu nosūtīšanai. Izmantojot Dokobit portālu, uz tām tiks nosūtīti atgādinājumi par dokumentu parakstīšanas nepieciešamību. Vēlāk būs iespējams arī izveidot atsevišķu kontaktu sarakstu, kas ļaus ērtāk izmantot elektroniskās parakstīšanās risinājumu.

Lai uzņēmumā sāktu izmantot elektronisko parakstu, nav nepieciešams uzreiz uzstādīt programmatūru vai piesaistīt cilvēkresursus. Vienkārši pievienojies uzņēmumiem, kuri jau šobrīd izmanto elektroniskās parakstīšanās priekšrocības. Izmēģini elektronisko parakstīšanos Dokobit portālā.

Seko Delfi arī Instagram vai Telegram profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
Publikācijas saturs vai tās jebkāda apjoma daļa ir aizsargāts autortiesību objekts Autortiesību likuma izpratnē, un tā izmantošana bez izdevēja atļaujas ir aizliegta. Vairāk lasi šeit.

Comment Form