Pirmais solis – elektroniskā paraksta ieviešana visās uzņēmuma nodaļās. To ikdienā var izmantot gan personālvadības, pārdošanas un juridiskās nodaļas speciālisti, gan klientu apkalpošanas, iepirkumu, un finanšu nodaļas darbinieki. Jebkurā nodaļā elektroniskais paraksts noderēs un palīdzēs uzlabot darbplūsmu. Taču ņem vērā, ka jāizvēlas ir kvalificēts elektroniskais paraksts. Un tas nav tas pats, kas digitālais paraksts. Latvijā elektronisko parakstīšanos ar kvalificētu elektronisku parakstu var veikt, izmantojot kvalificēto "Smart-ID", "e-Paraksts" mobile lietotni vai "eID" karti.
Elektroniskā parakstīšanās ir likumīgs, drošs un uzticams veids, kā iegūt parakstu uz elektroniskajiem dokumentiem un veidlapām. Elektroniskā parakstīšanās nodrošina uzņēmumiem daudz priekšrocību. Kvalificētam elektroniskam parakstam un ar roku veiktam parakstam ir identisks juridiskais spēks. Tomēr, tāpat kā citiem digitālajiem rīkiem, arī elektroniskā paraksta veiksmīgai lietošanai ir daži priekšnosacījumi.
Elektroniskais paraksts
Katrai paraksttiesīgajai personai ir jābūt elektroniskajam parakstam. Kā jau minēts, Latvijā šim nolūkam var izmantot "Smart-ID" lietotnes kvalificēto versiju, "eParaksts mobile" lietotni (iepriekš jānoslēdz līgums ar pakalpojuma sniedzēju – Latvijas Valsts Radio un televīzijas centru) vai "eID" karti, kuras izmantošanai nepieciešams īpašs kartes lasītājs.
Ierīce
Elektronisko parakstu iespējams veikt izmantojot "eID" karti, kas pieslēgta datoram, izmantojot īpašu kartes lasītāju. Tas nav nepieciešams, ja paraksts tiek veikts, izmantojot lietotnes "Smart-ID" vai "eParaksts" mobile, taču tām būs nepieciešama viedierīce. Atsevišķa paraksta veikšanas ierīce ir nepieciešama drošības apsvērumu dēļ.
Elektroniskās parakstīšanās platforma
Ir iespējams izvēlēties jau gatavu platformu, piemēram, "Dokobit" portālu vai integrējamu elektroniskās parakstīšanās risinājumu. Integrējams risinājums ir pievienojams uzņēmuma sistēmai un iekšējiem rīkiem. Daži pakalpojumu sniedzēji, piemēram, Dokobit nodrošina gan vienu, gan otru risinājumu. Taču kamēr elektroniskā parakstīšanās uzņēmumā ir eksperimentālā fāzē, ieteicams izmantot gatavo risinājumu jeb platformu, piemēram, "Dokobit" portālu. Kad būs skaidras uzņēmuma vajadzības un darba īpatnības, var pieslēgt jau personalizētu risinājumu, kas atbilst tieši konkrētā uzņēmuma vajadzībām.
Elektroniski dokumenti
Pirms elektroniskā parakstīšanās risinājuma izvēles ir nepieciešams pārliecināties, ka visi dokumenti un veidlapas, ko nepieciešams parakstīt, ir pieejamas digitālā formātā. Piemēram,"Dokobit" portāls atbalsta starptautiski atzītos PDF un "ASiC" formātus, kā arī Baltijā izmantotos "ADoc", "BDoc" un "EDoc" formātus, kas tiek izveidoti no parastiem "Word" dokumentiem.
E-pasta adreses
Lai dokumentu varētu parakstīt visas iesaistītās personas, ir nepieciešamas viņu e-pasta adreses uzaicinājumu nosūtīšanai. Izmantojot "Dokobit" portālu, uz tām tiks nosūtīti atgādinājumi par dokumentu parakstīšanas nepieciešamību. Vēlāk būs iespējams arī izveidot atsevišķu kontaktu sarakstu, kas ļaus ērtāk izmantot elektroniskās parakstīšanās risinājumu.
Lai uzņēmumā sāktu izmantot elektronisko parakstu, nav nepieciešams uzreiz uzstādīt programmatūru vai piesaistīt cilvēkresursus. Vienkārši pievienojies uzņēmumiem, kuri jau šobrīd izmanto elektroniskās parakstīšanās priekšrocības. Izmēģini elektronisko parakstīšanos "Dokobit" portālā.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
