Rīkkopa ir izveidota uz "Salesforce" platformas un ietver bezmaksas "Salesforce" licenci bezpeļņas organizācijām.
"Dažu aizvadīto gadu laikā ir skaidri izkristalizējušies aicinājumi NVO pārejai uz darbību digitālā formā. Globālā pandēmija daudzu organizāciju vadību pārnesa uz tiešsaistes režīmu. Karš Ukrainā radīja jaunu locekļu pieplūdumu, un bija nepieciešami labāki rīki darbam ar brīvprātīgo resursiem," stāsta "Bluelark" vadītājs Jurģis Bakanas (Jurgis Bakanas).
Kopš "Bluelark" dibināšanas brīža bezpeļņas organizācijas ir bijušas viena no galvenajām konsultāciju specializācijas un zināšanu jomām.
Kā stāsta Jurģis Bakanas, lai arī bezpeļņas organizācijas veic atšķirīgus uzdevumus – vai tas būtu saistīts ar klimata pārmaiņām, atbalstu veciem cilvēkiem, sporta vai kultūras veicināšanu –, to darbība ir saistīta ar brīvprātīgajiem, donoriem, kampaņām un aktivitātēm.
"Ar laiku mēs esam attīstījuši plašu rīku kopumu NVO vajadzībām. Šogad mēs nolēmām apvienot tos vienā rīkkopā – sauciet to par bezpeļņas operētājsistēmu –, NVO operētājsistēmā, kas palīdz racionalizēt visas galvenās NVO darbības jomas," piebilst Bakanas.
Ziedojumu vākšanas uzlabošanu
NVO rīkkopas attīstība sākās ar nepieciešamību uzlabot ziedojumu vākšanu. "Bluelark" platformā ar vienu klikšķi iespējams vākt gan vienreizējus, gan regulārus ziedojumus. Platforma piedāvā automātisku integrāciju ar visām lielākajām Ziemeļvalstu bankām.
Tomēr, kā stāsta Bakanas, vairums ziedojumu joprojām tiek vākti bezsaistē.
"Parastā ziedojumu vākšanas gadījumā brīvprātīgie ievāks informāciju par ziedotāju, tostarp personas datus un ziedotāja bankas konta numuru. Pēc tam šī informācija tiks augšupielādēta "Bluelark" platformā. Platforma validē datus un rada periodisku ziedošanas līguma dokumentu, ko ziedotājs var elektroniski parakstīt, izmantojot savu internetbankas platformu," piebilst Bakanas.
Tiešsaistes un bezsaistes ziedojumu vākšanai paredzēto produktu jau izmanto daudzas Baltijas bezpeļņas organizācijas, tostarp "Ankstukai", kas ir atbalsta projekts priekšlaicīgi dzimušiem bērniem, SOS bērnu ciemati – labdarības un atbalsta fonds bērniem –, "Red Noses Clowndoctors" un Lietuvas Sarkanais krusts.
Donora attiecību vadība
NVO rīkkopa nodrošina padziļinātas atskaites par ziedojumiem un ziedotāju saistībām. Tā ļauj arī sadalīt ziedotājus segmentos, izmantojot tādus pašus jaudīgus rīkus, ko biznesa organizācijas izmanto savu klientu dalīšanai segmentos, tostarp prioritārajos ziedotājos, kā arī tajos, kuri, visticamākais, atbirs.
Šīs atskaites sniedz iespēju iedziļināties organizācijas ziedotāju bāzē, palīdzot plānot atbalsta mārketinga kampaņas, veikt tālruņa zvanus, nosūtīt ielūgumus uz pasākumiem vai sniegt periodiskas atskaites par organizācijas aktivitātēm.
"Piemēram, organizācijas var izmantot iebūvētu "Salesforce" rīku, lai periodiski sagatavotu ieinteresētajām pusēm apkārtrakstus vai nodrošinātu integrāciju trešo personu sūtījumu lietotnē. Visas informācija – e-pasti, tālruņa zvani un cita veida saskare ar donoriem – tiks sniegta, izmantojot donora attiecību vadības platformu," stāsta Bakanas.
Brīvprātīgo resursu vadība
Cita NVO rīkkopas daļa ir vērsta uz brīvprātīgo resursu pārvaldību.
"Strauji augošas NVO nav nejūtīgas pret ierastām augšanas sāpēm. Ja brīvprātīgo skaits ir vairāki simti, drīz vien kļūst skaidrs, ka ar e-pastu, tālruni, "Excel" un piezīmju grāmatiņu vairs nepietiks. Pat nostabilizējušās organizācijas cīnās ar problēmām, kas saistītas ar jaunu biedru uzņemšanu un savu resursu novirzīšanu tur, kur tie nepieciešami visvairāk," teic Bakanas.
Platforma nodrošina īpašu rīku brīvprātīgo saraksta izveidei. Papildus tādiem kritērijiem, kā atrašanās vieta, vecums un izglītība, tā var arī norādīt speciālista prasmes (piemēram, ukraiņu valoda, fotografēšana, medmāsas sertifikāts), lai atrastu veicamajam uzdevumam piemērotu personu. Maiņu plānošana ir sevišķi svarīga vecu cilvēku aprūpē un humanitārās darbības jomā.
Platforma sniedz detalizētas atskaites par nostrādātajām stundām pārsniegtajām un nepietiekami izpildītajam darbībām, kā arī citiem resursu pārvaldības aspektiem.
"Ja tiek izmantoti jaudīgi atskaites rīki, organizācija var pat atrast radošus datu izmantošanas veidus un brīvprātīgo darbībai piešķirt spēles elementus, piemēram, aktīvākos locekļus katru mēnesi publicēt iekšējā tīklā vai pasniegt tiem žetonus par sasniegumiem," teic Bakanas.
Tiešsaistes brīvprātīgo kopienas veidošana
Globālā pandēmija pārnesa mūsu dzīvi uz tiešsaistes režīmu. Tā daudzām organizācijām lika pielāgoties jaunajai normālajai situācijai.
"Lai arī pandēmija paātrināja bezpeļņas organizāciju pāreju uz darbību digitālā formā, nepieciešamība pēc privātas tiešsaistes platformas dalībnieku bezpeļņas saziņai vienmēr ir bijusi aktuāla," stāsta Bakanas.
Brīvprātīgo iekšējo tīklu "Bluelark" izstrādāja 2021. gadā, un kā pirmais to izmantoja Lietuvas Sarkanais krusts. Ar vairāk nekā 10 000 brīvprātīgo tā ir viena no vislielākajām bezpeļņas organizācijām Baltijas reģionā.
Katrs organizācijas brīvprātīgais var pierakstīties platformā, izmantojot savus pieejas datus. Platformā ir publicēti visi organizācijas jaunumi, kā arī gaidāmo notikumu kalendārs, kurā dalībnieki var uzzināt par aktivitātēm un tām pierakstīties.
"Kopienas platforma ir atvieglojusi brīvprātīgo saziņu un ieviesusi iespēju atklāt visus organizācijas jaunumus un gaidāmos notikumus visā Lietuvā. Izmantojot nākotnes uzlabojumus, platforma kalpos ne vien kā rīks informācijas izplatīšanai, bet arī kā interaktīva dalībnieku saziņas telpa," stāsta Lietuvas Sarkanā krusta personāla vadītāja Laura Belickiene.
"Praktiski tas nozīmē, ka platforma palīdz paaugstināt dalībnieku iesaisti, uzlabot informētību par gaidāmajām aktivitātēm un veicināt līdzdalību tajās. Taču kopumā tā palīdzēs veidot dalībnieku kopienu, kad jūsu dalība organizācijā neaprobežojas ar iesaistīšanos dažos pasākumos bezsaistē. Jūs varat sazināties, piedalīties un iesaistīties, cik vien vēlaties," piebilst Bakanas.