Komanda, kas jau piecus gadus strādā attālināti, dalās pieredzē, kā patīkami un produktīvi strādāt no mājām

Starptautiskās e-pasta tirgvedības platformas "Mailerlite" darbinieki jau piecus gadus strādā tikai attālināti. Minētajā uzņēmumā strādā 70 cilvēki no 21 valsts, un tam ir vairāk par 750 000 klientu visā pasaulē. 2019. gadā "SaaS Magazine" pasludināja "Mailerlite" par piekto ātrāk augošo programmatūras pakalpojumu (software-as-a-service) uzņēmumu pasaulē. Tāpēc šodien vēlamies dalīties ar uzņēmuma procesu vadītājas Ilmas Nausēdaites un viņas komandas domām par to, kas palīdz strādāt mājās tikpat veiksmīgi kā birojā.

Viss sākas no skaidri saprotamām vērtībām un noteikumiem

Kā stāsta "Mailerlite" uzņēmuma procesu vadītāja Ilma, pienācīgs attālināts darbs sākas no virtuālajā vidē skaidri aprakstītām uzņēmuma vērtībām, darba un komunikācijas noteikumiem. Lai arī "noteikumi" sākumā var skanēt dīvaini, pēc Ilmas domām, informācijas fiksēšana palīdz darbiniekiem ātri orientēties virtuālajā vidē, kā arī raiti pieņemt jaunus darbiniekus. Ir svarīgi pēc iespējas vairāk informācijas padarīt pieejamu visiem darbiniekiem – rakstiskā vai video formā. Kā liecina Ilmas pieredze, tas ļauj cilvēkiem justies drošāk, viņi var patstāvīgi pieņemt vairāk lēmumu.

Šādas informācijas ievietošanai var izmantot ērto "Notion" platformu. Tieši tajā "Mailerlite" komanda glabā departamentu darba pamatnostādnes, jaunākos dokumentus, sanāksmju protokolus, norādījumus par stilu, mācību materiālus un uzņēmuma vērtību aprakstu. Tur tiek plānoti darbi un uzraudzīti procesi.

Runājot par vērtībām un uzņēmuma darba kultūras noteikumiem, Ilma stāsta, ka "Mailerlite" tie ir definēti pietiekami detalizēti. Vairāku desmitu lappušu garā tekstā uzmanību saista dažas iezīmes. Piemēram, komandas locekļi, rakstot cits citam, kā arī komunicējot publiskajā telpā, lieto iespējami maz nolieguma formu. Reizēm pietiek situāciju nosaukt nevis par problēmu, bet par izaicinājumu, un darbinieki uz to reaģē citādi. Pēc uzņēmuma dibinātājas Ilmas domām, šāda pieeja mudina ieraudzīt vairāk variantu un meklēt radošus risinājumus. Organizācijas vadītāji skaidri pauž viedokli, ka visas darbinieku iniciatīvas ir ļoti gaidītas. Šie noteikumi attīsta komunikācijas kultūru, tā veicinot komandas apzinīgumu un, kā rāda Ilmas pieredze, palīdzot darbiniekiem justies iesaistītiem procesos arī tad, ja viņi strādā tūkstošiem kilometru attālumā.

Virtuālas ikmēneša sarunas gada sanāksmju vietā

Strādājot no attāluma, vadītājiem ir īpaši svarīgi just komandas emocionālo noskaņojumu. Darbinieku padarītā ikgadējais vērtējums "Mailerlite" jau samērā sen ir aizstāts ar mēneša vērtējumu, izmantojot "15Five" lietotni. Visi komandas locekļi atbild uz dažiem vienkāršiem, īsiem jautājumiem: "Kā jūties? Ar ko lepojies? Kur jūties iestrēdzis? Kurā projektā vēlētos iesaistīties turpmāk?" un līdzīgiem. Jautājumi ir īsi, atbildes uz tiem darbiniekam aizņem tikai 15 minūtes, bet rakstisku atbilžu priekšrocība ir tā, ka bieži vien tās ir dziļākas un patiesākas. Visi "Mailerlite" strādājošie zina, ka "15Five" ir virtuālā vide, kurā katru mēnesi var ierakstīt savas pārdomas, dalīties priekos un bēdās, un vadītāji uz šo informāciju reaģēs.

Asinhrona komunikācija un skaidri noteikumi

Atbilstīgi "Mailerlite" filozofijai attālināts darbs nenozīmē, ka komandas locekļiem jābūt virtuāli sasniedzamiem jebkurā brīdī. Paola strādā no Čikāgas, Radvile – no Bali salas, bet Remigijs vienmēr strādā vakaros, jo tas viņam ir produktīvākais laiks. Darbs karantīnas laikā īpaši izaicinošs ir vecākiem, kas pieskata bērnus. Tāpēc skaidrs, ka darbs ritēs labāk, ja darbiniekiem tiks dota iespēja komunicēt asinhroni, t. i., dažādā laikā. Noteikt skaidrus šādas komunikācijas noteikumus ir vitāli svarīgi tieši produktivitātes dēļ. Cik ātri atbildēsiet uz ziņām? Kam uz tām jāreaģē? Kad notiek tikšanās, izmantojot videozvanus? Tas viss ļauj cilvēkiem darbadienu plānot, ņemot vērā savas vajadzības.

Nestrādājot vienlaikus, ir svarīgi informēt kolēģus, ja kādā brīdī esat aizņemts. "Mailerlite" iesaka to darīt, izmantojot "Slack" lietotnes statusa funkciju "netraucēt". Atļaujieties vismaz dažas stundas pastrādāt bez traucējumiem, bet ieteicams kolēģus informēt arī tad, ja nākamo stundu plānojat pusdienot, sportot vai pavadīt laiku kopā ar bērniem. Lai visi zinātu, ka pāris stundu jūsu nebūs, un negaidītu ātru atbildi.

Biežāka un plašāka komunikācija nekā parasti

Asinhrona komunikācija nozīmē arī biežāku un plašāku komunikāciju nekā parasti. Zinot, ka kolēģis atbildēs tikai pēc vairākām stundām, "Mailerlite" komanda iesaka rakstīt garākas ziņas, uzdodot visus jautājumus un minot ierosinājumus, kā arī padomājot vairākus soļus uz priekšu un nebaidoties komunicēt par daudz. Diskutējot virtuāli, ir svarīgi uzdot skaidrus jautājumus, pārdomāt atbildes un argumentēt savus ierosinājumus. "Paskatīšos vēlāk" ieteicams aizstāt ar "Rīt līdz 12.00 apskatīšu tavu ierosinājumu un atbildēšu." Tā rīkojoties, veicināsiet efektīvu attālināto komunikāciju, bet – galvenais – dosiet kolēģiem iespēju ilgāk strādāt mierīgi un netraucēti.

"Mailerlite" darbam un komunikācijai izvēlas "Apple" ierīces, jo tā attālināti veikt uzdevumus ir vieglāk un efektīvāk. "Apple" ierīces atbilst visām prasībām, lai komandas darbs ritētu raiti, tās ir uzticamas un pieejamas jebkurā pasaules malā, turklāt šīs ierīces nevajag cieši uzraudzīt. Tās ir īpaši viegli sagatavojamas darbam, kad kolektīvam pievienojas jauni kolēģi. Tas viss ļauj ietaupīt laiku un mazināt uzņēmuma izmaksas.

Mazāk videozvanu

Reizēm liekas tik svarīgi visiem sazvanīties, bet vai tas tiešām ir vajadzīgs? Kā uzskata "Mailerlite", videozvans, īpaši lielākās komandās, ne vienmēr ir efektīvs problēmu risināšanas līdzeklis. Rakstiskai komunikācijai ir daudz priekšrocību. Viena no tām – var labāk pārdomāt savas atbildes. Turklāt netraucēti izteikties var visi komandas locekļi. Trešā – atbildes ir redzamas visiem. Visbeidzot – zūd nepieciešamība ātri reaģēt, vērtīgāka kļūst pārdomāta, izsmeļoša un precīza atbilde. Videokonferences veidā to visu panākt būtu sarežģīti.

Ilma stāsta, ka ilgu laiku organizācijā notika tikai viens videozvans mēnesī, lai sazinātos ar visu komandu, izmantojot populāro "Zoom" platformu. Šie zvani bija paredzēti, lai runātu nevis par darbu, bet gan par sevi un notikumiem, kas pēdējā mēneša laikā ir notikuši katra darbinieka dzīvē.

Vairāk komunikācijas par tēmām, kas nav saistītas ar darbu

Kā stāsta Ilma, katrs cilvēks organizācijā dabiski vēlas justies kā komandas daļa, un viņam tā ir jājūtas, tāpēc ir ļoti svarīgi darbalaikā atrast laiku arī "ārpusdarba" komunikācijai. Kad fiziski esam tālu cits no cita, ir svarīgi uzturēt emocionālo tuvību. Kā tas notiek "Mailerlite"? Komanda savā "Slack" platformā ir izveidojusi vairākus kanālus, kam nav nekā kopīga ar darbu. Tās ir labu jaunumu (#goodnews), lepnuma pilnu brīžu (#proudmoments) un dienas jautājuma (#questionoftheday) grupas. Ikdienas atbildes uz dažādiem jautājumiem, piemēram, "Par ko visvairāk priecājāties pēdējā mēneša laikā? Ar ko pica ir vislabākā un kāpēc? Vai kas jums liek katru dienu piecelties no gultas?" palīdz cilvēkiem rotaļīgi iepazīt citam citu un veidot "ārpusdarba" saiknes. Dažreiz notiek arī mazāku grupu virtuālās sarunas, kad kāds piedāvā kopīgas tēmas, bet jaunie darbinieki pastāsta par sevi dažus ar darbu nesaistītus faktus. Strādājot attālināti, šādas cilvēcīgas, rotaļīgas komunikācijas var trūkt, īpaši tāpēc, pēc Ilmas domām, ir svarīgi to uzturēt, lai arī virtuāliem līdzekļiem.

"Mailerlite" ir svarīgi palīdzēt organizācijām, kas karantīnas laikā saskaras ar izaicinājumiem, tāpēc veselības, izglītības un valsts organizācijas no visas pasaules jaunumu vēstuļu pakalpojumus šobrīd var izmantot bez maksas.