No vienas puses jau varētu teikt, ka viss ir diezgan vienkārši, jo tehnoloģiski un digitāli mēs savu dzīvi mājas birojā varam organizēt tīri labi. Un jau sen. Tie, kas paveikuši savu digitālās transformācijas mājasdarbu – datus glabā mākonī, ieviesuši drošības risinājumus, darbiniekiem nodrošinājuši portatīvos datorus, nemaz nerunājot par e-paraksta izmantošanu –, šobrīd ir labākās pozīcijās, jo var koncentrēties uz reālo biznesu krīzes apstākļos. Pēc Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) aplēsēm, tā varētu būt apmēram trešdaļa līdz pusei uzņēmēju (8% veikuši pilnu digitālo transformāciju, 20% ieviesuši pamatrisinājumus, puse – tikai dažus, 2019).
Jāsabalansē tehnoloģijas ar cilvēcisko faktoru
Tomēr tehnoloģijas ir tikai medaļas viena puse. Darbs no mājām efektīvs var būt tikai tad, ja saslēdzas gan digitālais, gan arī cilvēciskais faktors. Un, protams, kā parasti – veiksmes atslēga slēpjas vadītāja spējā mobilizēt komandu.
Pāreja uz attālināto darbu vai, precīzāk, attālinātu un izkliedētu komandu vadīšanu ideālā pasaulē ir pakāpenisks un ilgstošs process. Tās ir lielas pārmaiņas ikdienas darbu vadībā, komandas sadarbībā un projektu pārvaldībā, komunikācijā, digitālo rīku izmantošanā, caurskatāmu procesu un dokumentācijas nodrošināšanā, drošības un datu aizsardzībā, kultūras transformācijā. Kā arī – ne visi vadītāji un darbinieki ir gatavi ātri pielāgoties un var efektīvi strādāt attālinātā darba apstākļos. Nepārzinot nianses, pāreja uz attālināto darbu var nozīmēt ātrāku vai vēlāku regresu – produktivitātes zaudējumus un darbinieku apmierinātības kritumu.
Es pati fragmentāri attālinātā darba režīmā esmu strādājusi jau pirms laba laika. Mana pirmā šāda pieredze bija pirms gadiem desmit, kad pārstāvēju starptautisku PR aģentūru Latvijā – varbūt tikai vienu vai divas reizes klātienē satiku savu komandu vai klientus Londonā, Berlīnē un Budapeštā.
Bizness bija veiksmīgs, bet man pašai – milzīga mācībstunda. Kā sevi mobilizēt un disciplinēt ikdienas režīmam, kā plānot projektus, fokusēties darbam, kā komunicēt, kā tikt pāri neveiksmēm vai svinēt uzvaras... Tas ir daudz grūtāk, nekā varētu šķist. Atceros, ka, lai sevi no rītiem mobilizētu, krāsoju lūpas un vilku augstpapēžu kurpes; biju izstaigājusi visas kafejnīcas, bibliotēkas; bija nojukušas robežas starp darbu un mājām; neskaidrība ieviesās arī ģimenē, piemēram, vīrs vakaros ik pa laikam mēģināja saprast: "Vai varam parunāties, vai esi vēl darbā...?"
Vadītājam jāpārvērtē savs līderības stils
Vadītāja faktors attālinātu komandu vadīšanā ir izšķirošs. Pašplūsmā atstāt nevar neko, jo strauji kritīsies ne tikai produktivitāte, bet, pats galvenais, darbinieku motivācija un apmierinātība. Ja birojā vēl vadītājam ir kontroles sajūta, tad šobrīd ir pilnībā jāmaina sava domāšana un vadības stils. Tas, protams, nav vienas dienas jautājums. Taču ir skaidrs, ka vēl kādu laiciņu pilnībā vai daļēji attālinātā darba režīmā būsim spiesti strādāt. Biznesam šobrīd izšķiroša var būt katra nedēļa, tādēļ arī ātra reakcija ir daļa no stratēģiskas un atbildīgas līderības.
Ko vadītājs šobrīd var darīt, lai ātri un efektīvi pārorganizētu savu komandu
1. Sakārto infrastruktūru.
Jāpārliecinās, vai visiem mājās ir piemērota infrastruktūra – dators, interneta pieslēgums, austiņas, mikrofons u. tml. Tie ir virtuālā biroja "higiēnas" pamatelementi. Ja nepieciešams, šīs lietas darbadevējam ātri jānodrošina.
2. Pārrunā darba vietas iekārtojumu.
Ilgstoši efektīvs darbs nav iespējams ne virtuvē pie galda, ne dīvānā pie TV. Cik vien iespējams, jāpalīdz "iekārtot darba vietu". Šobrīd jāsāk kaut vai ar elementāru ergonomikas pamatprincipu izvērtējumu – galds, krēsls, apgaismojums, troksnis, vai iespējams uz laiku aizvērt durvis, vai vide ir estētiski iekārtota, vai tā palīdz koncentrēties darbam... Nākotnē jāpalīdz iekārtot šo darba vietu.
3. Vienojies par digitālajiem rīkiem.
Kādas "digitālās darba virsmas", programmatūras un aplikācijas izmantojam, lai visiem būtu ērti un droši, – dokumentu apritei, ikdienas komunikācijai savstarpēji, ar klientiem? Mazāk ir labāk. Piemēroti var būt gan dažādi korporatīvie biroja "ofisi", gan, mazām komandām, brīvrīki. Iesaku testēt globālo korporāciju piedāvājumus, kas šobrīd daudzas iespējas piedāvā par brīvu.
4. Ievies skaidrību par iekšējās kārtības noteikumiem.
Attālinātais darbs nenozīmē pāreju uz brīvu režīmu. Lai arī vadītājam jāpārfokusē domāšana no stundu kontroles uz padarītā izsekošanu, komandai jāvienojas par iekšējiem kārtības noteikumiem. Piemēram, mūsu komandā esam vienojušies par pamatstundām, kad visi kopā strādājam, esam pieejami, operatīvi atbildam. Mums tas ir no pulksten 10.00, kad videokonferencē visi iezvanāmies, līdz 16.00, kad "izčekojamies" ar padarītā sarakstu vietnē "Slack". Pārējo laiku organizējam saskaņā ar savu ritmu, klientu projektiem un ģimenes režīmu. Komandas ritms var atšķirties, bet par pamatstundām noteikti jāvienojas. Lai nav tā, ka dzīvojam pastāvīgas trauksmes stāvoklī un kolēģis sagaida, ka otrs atbildēs piecos no rīta vai vienpadsmitos vakarā.
5. Komunicē, komunicē un vēlreiz komunicē.
Pārmaiņu režīmā komunikācijas nekad nevar būt pa daudz. Vadītājam jākomunicē gan ar visu komandu, gan individuāli, ar katru pārrunājot ne tikai darba jautājumus, bet arī noskaņojumu. Līdzīgi kā ikdienā, bet tagad – vēl jo vairāk. Jo lielāks pārmaiņu process un vairāk neskaidrību, jo vairāk vadītājam ir jāiesaistās, lai dotu drošības un emocionālās skaidrības sajūtu. Daudz vairāk jāpārliecinās, ka viens otru saprotam, jo, zūdot neverbālajai komunikācijai, daudz biežāk iespējami pārpratumi.
6. Vadītājs būtiski ietekmē psiholoģisko mikroklimatu komandā.
Vadītājam jārūpējas par komandas noskaņojumu arī šajos apstākļos – ne tikai darba uzdevumu veikšanas līmenī, bet arī psiholoģiskā klimata ziņā. Šis laiks ir sarežģīts arī emocionāli. Protams, komandai jābūt atsaucīgai un jāsadarbojas, arī par to var atgādināt tieši un skaidri. To var pārrunāt virtuālajās sanāksmēs, sākot ar kopīgu kafijas iedzeršanu, ik pa laikam organizējot kopīgas "virtuālās" pusdienas videokonferences formātā un sniedzot pozitīvu atgriezenisko saiti, vai arī vienkārši ieviešot "WhatsApp" grupu "Virtuves sarunas".
Vadītājam jākļūst par reālistisku optimistu, jārūpējas arī par savu emocionālo veselību.
Labam vadītājam jābūt ne tik daudz pārmaiņu vadītājam, cik jāspēj vadīt komandu konstantos pārmaiņu apstākļos. Tas it kā nebūtu nekas jauns. Krīze ir labs katalizators, kas atsijā graudus no pelavām. Attālinātais darbs var būt efektīvs, un daudziem tas būs uz pilnu vai daļēju palikšanu, bet – tas ir jāievieš gudri – gan tehnoloģiski, gan cilvēciski. Tā ir vesela jaunu paradumu "buķete", kam vajadzīgs laiks.
Jau pats attālinātais darbs ir izaicinājums, bet šobrīd "bonusā" mēs saņemam ierobežojumus brīvi pārvietoties, jāievēro pašizolācijas prasības, esam nošķirti no radiem un draugiem, sekojam līdzi slimo un mirušo skaitam pasaulē. Tas palielina trauksmi. Mums katram ir savs tolerances līmenis, bet nākamās nedēļas būs svarīgas un testēs daudzu vadītāju emocionālo noturību. Būs jātiek galā ne tikai ar darbinieku emocijām un jāpadara darbs, bet arī jātiek galā ar savām izjūtām.
Taču vadītājs noteikti nedrīkst aizmirst par sevi. Viņam jārūpējas arī par savu labsajūtu. Vai tās būtu regulāras sporta nodarbības un vingrošana, pareizs uzturs, vai arī papildus tam – meditācijas, refleksijas, pastaigas vienatnē brīvā dabā, grāmatu lasīšana. Tas ir arī īstais laiks, lai iesaistītos un turpinātu tīklošanos ar citiem vadītājiem – psiholoģiskam atbalstam un iedvesmai.
Aicinām 26. martā uz tiešsaistes semināru "Kā vadītājam organizēt efektīvu attālināto darbu"
Šobrīd uzņēmējiem un vadītājiem laiks ir dārgs resurss. Tādēļ, lai saprastu, kā ātri un efektīvi savā organizācijā ieviest un praktiski nodrošināt pāreju uz attālināto biroju, tiešsaistes seminārā Digitālās nedēļas ietvaros kopā ar pieredzējušiem Latvijas personālvadības, līderības un menedžmenta, inovāciju ieviešanas ekspertiem un vadītājiem no "Microsoft", "Tet", "Squalio" u. c. sniegsim praktiskus padomus un ieteikumus, dalīsimies savā pieredzē, kā ātri un efektīvi ieviest attālināto darbu savā organizācijā.
Piesakies jau tagad 26. martā pulksten 14.00–16.00 plānotajam tiešsaistes semināram "Kā vadītājam organizēt efektīvu attālināto darbu" šeit.