Mēs daudz ko varam deleģēt tehnoloģijām. Visticamāk, daudzi no mums šajos eksperimenta mēnešos savas darba dzīves organizācijā pakāpušies uz digitālās inteliģences nākamo līmeni, bet noteikti esam arī atmetuši ilūzijas par to, cik daudz gribam, kā arī vēlamies "deleģēt" cilvēcisko saskarsmi.
Aizvien vairāk apkārt dzirdu izskanam, ka cilvēki ir noguruši no video sarunām, virtuālajām konferencēm un tiešsaistes formāta kopumā. Internets ir pārpludināts ar e-semināriem un vebināriem, video blogiem un tiešsaistes pasākumiem, teātra izrādēm un muzeju virtuālajām tūrēm. Bezmaksas saturs pieejams tik daudz kā vēl nekad.
Tomēr, lai arī mēdzam teikt, ka saturs ir karalis, es nereti izmantoju arī jēdzienu "forma ir karaliene". Un šajā gadījumā formas vienveidība – tiešsaiste caur datora vai telefona ekrānu – mazina vēlmi iedziļināties arī saturā. Un tas ir tik cilvēciski, ka esam noguruši. Labā ziņa, ka neesam vieni. Šim fenomenam – sanīkumam no tiešsaistes satura un formāta – ir pat dots neformāls nosaukums: "zoom fatigue" jeb "zoom" nogurums.
Kāpēc tas notiek? Pirmkārt, mēs patērējam ļoti daudz enerģijas, jo video sarunās mums nav emocionālās saskarsmes, neverbālās komunikācijas... Mēs mēģinām koncentrēties un "nolasīt" sarunu biedru emocionālo noskaņojumu, reakciju uz mūsu teikto, vai mūs saprot un atbalsta. Tas prasa ļoti lielu emocionālo koncentrēšanos.
Tāpat tehniskie sarežģījumi – interneta ātrums, kadra aizkavēšanās, īgnums, ja kas nestrādā vai kāds kavējas (pat minūti!), nevar pievienoties sarunai, "nav bildes vai skaņas". Un tad vēl psiholoģiskā spriedze, ko neapzināti rada dabiskā neērtība atrasties kameras priekšā, savā ziņā "video lampu drudzis" – jo "visi skatās uz mani'', bailes no neizdošanās, savā ziņā digitālā glosofobija jeb bailes no publiskās uzstāšanās digitālajā vidē.
Video sarunas ir uz palikšanu
Jārēķinās tomēr, ka video sarunas kļūs par mūsu ikdienu. Nākotnes darba modelis visdrīzāk būs attālināta darba jeb izkliedētu komandu (tas būtu precīzāks jēdziens – "distributed teams") hibrīds, kur dažas dienas pavadīsim birojā, bet dažas – strādājot attālināti.
Tālu nav jāmeklē – uzdodiet paši sev jautājumu, cik dienas nedēļā vēlaties būt birojā, cik attālināti. Visticamāk, lielākā daļa no mums atbildēs, ka optimālais modelis birojā fiziski atrasties būtu 3–4 dienas nedēļā. Tātad vismaz 1–2 dienas nedēļā mums jāmācās sadarboties ar komandām attālināti, tostarp arī ar video komunikācijas palīdzību.
Pēdējā mēnesī kopā ar publiskās runas institūta "Oratore" komandu esam vadījuši virkni treniņu starptautiskām korporācijām un vietējiem biznesa uzņēmumiem. Uz manu jautājumu, cik daudz darba dienu tiek pavadīts video konferencēs, atbildes variējas no 80% pārsvarā vadītājiem līdz 20–50% darbiniekiem. Liela daļa atbildēja, ka šajos attālinātā darba apstākļos jūtas lieliski, bet tikpat liela daļa – ka nevar sagaidīt atgriešanos birojā. Taču liels bija mans pārsteigums, ka tomēr salīdzinoši daudzi joprojām neizmanto video potenciālu – darba sarunas primāri izvēlas audio formātā, atrod virkni tehnisku aizbildinājumu vai vienkārši nenovērtē video kā efektīvas komunikācijas kanālu.
Jā, video sarunas var būt nogurdinošas, tāpat kā sapulces dzīvē. Un noteikti mums ir jābalansē ar to skaitu un apjomu, lai neiekrītam otrā grāvī, kur visu dienu pavadām nebeidzamās video sarunās.
Bet, ja mākam gudri to izmantot, tad komunikācija video formātā noteikti ir ar pozitīvu efektivitātes zīmi. Ar efektivitāti es saprotu – pēc iespējas īsākā laikā nonākt pie pēc iespējas labāka rezultāta. Manuprāt, galvenās efektīvas biznesa sanāksmes novērtējuma mērvienības ir – pavadītais laika daudzums, panāktais biznesa rezultāts un trešais, ne mazāk svarīgs, – kopumā mūsu patērētā enerģija un pozitīvs noskaņojums.
Vienojies par labas video sadarbības noteikumiem jeb netiķeti
It kā pats par sevi saprotams, bet tomēr ir jāvienojas par iekšējās kārtības un saskarsmes noteikumiem arī attālināta darba režīmā, tai skaitā – kā mēs izmantojam video konferenču potenciālu. Ja to gudri izmanto, tad tās var būt efektīvas sanāksmes. Pretējā gadījumā "zoom" nogurums ir neizbēgams, un nav brīnums, ka kolēģi ir neatsaucīgi un nemotivēti. Atsaucoties uz mūsu pieredzi, te daži ieteikumi.
1. Pārbaudi vēlreiz, vai tiešām šī video saruna ir nepieciešama
Septiņas reizes nomēri. Uzdod jautājumu – kāds ir rezultāts, pie kā ir jānonāk? Rēķinies, ka, līdzīgi kā optimālais sapulču garums "dzīvajā" ir 40 minūtes, arī video formātā ir savs "zelta griezums", un tas ir līdz 30 minūtēm uzmanības noturēšanai. No komunikācijas efektivitātes viedokļa video saruna vienmēr būs efektīvāka nekā audio saruna tieši papildu informācijas dēļ, ko mums dod neverbālā komunikācija. Bet, no otras puses, atcerēsimies, ka vēl neviens nav aizliedzis zvanīt pa telefonu. Varbūt citreiz var vienkārši piezvanīt.
2. Sagatavo precīzu dienaskārtību, pirms tam vienojies ar dalībniekiem
Līdzīgi kā dzīvē – arī te nepieciešama precīza dienaskārtība un sarunas struktūra. Pat vēl jo svarīgāk, jo interpretācijas un pārpratumu iespējamība ir daudz lielāka. Vienmēr ir sapulces vadītājs, kas izsūta ielūgumus uz sanāksmi. Uz to ierodamies 5–10 minūtes ātrāk. Psiholoģiski pat vienas minūtes kavēšanās rada stresu un neapmierinātību visiem. Visi zina, kāda kuram loma – vadīt sanāksmi, prezentēt, diskutēt, pārliecināt. Pēc sanāksmes nosūta apkopojumu par pārrunāto un nākamajiem soļiem. Labs ieteikums – visiem kopīgi fiksēt savas atziņas un nākamos soļus koplietošanas dokumentā, lai nebūtu pārpratumu, ko katrs sapratis.
3. Veido savu digitālo reputāciju, pārzini populārākās video konferenču platformas
Kaut kādā ziņā digitālās prasmes kļūst arī par mūsu kā profesionāļu vizītkarti. Virtuoza video konferenču un virtuālās sadarbības platformu lietošana veido ne tikai digitāli inteliģenta cilvēka reputāciju, bet arī pašam dod pārliecību. Kā minimums, vajadzētu apgūt populārākās "korporatīvās platformas" – "MSTeams", sen zināmo "Skype for Business" vai "Cisco Webex". Labā ziņa: šobrīd lielākā daļa tām dod pieeju par brīvu. Savukārt populārākās, iespējams, ne tik drošas, bet tāpat plaši izmantojamas, ir "Zoom" un "Google Hangouts". Mazās grupās – arī "WhatsApp", "Facebook" "Messenger" vai "IPhone" "Facetime". Respektīvi, izmantosim to, kas mums jau "iebūvēts". Paredzu, ka būs virkne nišu piedāvājumu. Piemēram, es pati pārmaiņas pēc ik pa laikam izmantoju "whereby" aplikāciju, kaut vai tādēļ, lai pamainītu "video istabas" dizainu.
4. Atrodi savu labāko video kadrējumu un skanējumu – jāiepatīkas sev
Video sarunas nozīmē, ka mēs savā ziņā kļūstam par tādiem kā TV diktoriem vai pat šovu vadītājiem. Protams, nepārspīlēsim, bet te ir zināmi laba kadrējuma un skanējuma principi, kas tomēr jāievēro. Gan citiem būs vieglāk fokusēties – patīkamāk uz jums skatīties un jūsos klausīties –, gan arī pašam lielāka pārliecība par sevi un tādējādi arī "video lampu drudža" mazināšana.
Galvenie principi – gaisma, kas krīt no priekšas, vai tas būtu logs vai lampa. Kompozīcija – galva ekrānam pa vidu. Ja sadala ekrānu ar trim vienādām horizontālām un vertikālām strīpām, tad tieši pa vidu. Kameru novietojam acu augstumā, protams, ja vien īpaši nelepojaties ar savu dubultzodu. Fons – jo korporatīvāk, jo neitrālāk. Savukārt, ja vēlaties radīt uzticama cilvēka iespaidu, kam "nav ko slēpt" un kas dalās arī ar savu privāto telpu, tad neitrāla mājas atmosfēra arī tomēr ir labs variants.
Vienmēr uzdodiet sev jautājumu, ko ar savu fonu jūs signalizējat, tā ir vizītkarte. Un, protams, skaņa. Jaunākās paaudzes datoros iebūvēti pietiekami labi mikrofoni un kameras. Taču vienmēr var nodrošināties ar telefona austiņām vai īpašām ārējām austiņām un mikrofoniem, īpaši, ja esat trokšņainā vidē.
5. Ar komandu vienojieties par jūsu iekšējās sadarbības noteikumiem jeb "netiķeti"
Video formāts no komunikācijas viedokļa ir visefektīvākais. Ar nosacījumu, ka to izmanto gudri. Tādēļ svarīgi ir ar komandu vienoties par noteikumiem tiešsaistes vidē jeb "netiķeti". Piemēram, vai tas ir pieņemami, ka komandas sapulcēs daži lieto video un citi – nē. Kādas platformas izmantosim iekšējās sanāksmēs, ko – sadarbībā ar klientiem un partneriem? Cik garas būs sanāksmes, kā tām sagatavosimies, vai visi mākam tās vadīt, uzstāties ar prezentācijām, iesaistīt komandu un saņemt atgriezenisko saiti? Vai esam iekārtojuši un komfortabli jūtamies savā "video istabā" mājās un darbā? Kā mēs varam atbalstīt viens otru, lai justos pārliecinātāki un drošāki digitālās komunikācijas pasaulē.
Aicinām uz tiešsaistes semināru 21. maijā "Pārliecinoša video komunikācija"
Attālināta darba režīmā viens no galvenajiem vadītāja un arī darbinieku izaicinājumiem ir pielāgoties video tiešsaistes sarunu formātam. Lai arī šķiet, ka tur darbojas gandrīz tie paši efektīvas un pārliecinošas komunikācijas un sarunu vadīšanas principi, kas "dzīvajā", tomēr ir gan tehniskās, gan arī citas komunikācijas nianses, kas jāņem vērā.
"Novatore" pozitīvas ietekmes platforma kopā ar publiskās runas institūtu "Oratore" aicina uz praktisku semināru kopā ar pieredzējušiem ekspertiem – radio "Skonto" programmas vadītāju un pasākumu vadītāju Valdi Melderi, "Oratore" vadītāju, kouču Lauru Vanagu, komunikācijas speciālisti un bijušo "Sky News" žurnālisti Jūliju Karmo, kas veidojusi dažāda veida saturu ASV ziņu aģentūrai "Associated Press" – no dokumentālām filmām līdz "Facebook" video.
Piesakies jau tagad tiešsaistes semināram "Pārliecinoša video komunikācija", kas notiks "Cisco Webex" platformā 21. aprīlī plkst. 15.00–17.00, šeit.
