Vairums no mums, plānojot savus darbus un laiku, izveido darāmo lietu sarakstu, ko ikdienā mēdzam dēvēt par "to do listi". Kāds veicamos uzdevumus piefiksē telefonā, cits – uz datora ekrāna, izmantojot elektroniskās līmlapiņas, bet vēl kāds priekšroku dod tradicionālām vērtībām – papīram un pildspalvai. Taču, neraugoties uz izvirzīto uzdevumu saraksta izskatu un formātu, bieži vien liela daļa plānu paliek neizdarīta. Turpinājumā piedāvājam portāla rd.com minētos iemeslus, kāpēc tā gadās, kā arī situācijas risinājumus.
Saraksts tiek veidots no rīta
Lai gan tas šķiet visai loģiski – katras dienas sākumā izplānot tās norisi un darbus, kas jāpaveic, izrādās, krietni efektīvāk "to do listi" ir veidot vakaros. Tādējādi mēs lieki netērējam savu enerģiju un darba sparu mazsvarīgiem uzdevumiem, bet gan varam to pilnā apmērā veltīt būtiskākajiem pienākumiem un plāniem. Valda arī uzskats, ka gaidāmās dienas saplānošana rada nomierinošu efektu un veicina iemigšanu, tā mazinot stresu, apgalvo psihologi. Tātad - atliek vien vakarā veltīt neilgu laiku nākamās dienas un tās darbu izplānošanai un dzīvosim mierīgāk, kā arī strādāsim produktīvāk!
Pārāk sīkumaina pierakstīšana
Kā liecina sociālā tīkla LinkedIn veiktā aptauja, kurā piedalījās 6500 dalībnieku, darba dienas beigās visus plānotos darbus paveica tikai 11 procenti aptaujāto. Tā iespējamais iemesls ir pārāk detalizēta uzdevumu piefiksēšana, tā rodoties neskaitāmiem darbiem, kas jāpaveic. Krietni lietderīgāk šai ziņā ir izveidot darāmo lietu sarakstu, kurā ir trīs līdz pieci galvenie uzdevumi.
Pretējā gadījumā, redzot nebeidzamo pienākumu virkni, var rasties gluži saprotama vēlme visam vienkārši atmest ar roku un necensties vispār.
Kategoriju neveidošana
Kad noteikti trīs dienas svarīgākie uzdevumi, sadali visus pārējos mērķus divās kategorijās – vienā piefiksē ilgtermiņa plānus, bet otrā – piemēram, uzdevumus, kas jāpaveic nedēļas laikā. Ilgtermiņa plānu sarakstā iekļauj visus tos mērķus, ko vēlies sasniegt trīs līdz sešu mēnešu laikā, savukārt nedēļas uzdevumu sarakstā piefiksē lietas, kas jāizdara konkrētajā laika posmā, lai izdotos sasniegt iepriekš izvirzītos ilgtermiņa mērķus.
Vispārināšana
Ja tavi mērķi ir lieli un ambiciozi, tad arī sasniegumiem tādiem jābūt. "99 procentos gadījumu viss, ko redzam, paskatoties uz darāmo lietu sarakstu, ir neskaidri plāni un uzdevumi," Bloomberg Business savulaik atklāja Deivids Allens (David Allen), grāmatas Getting Things Done autors un darba produktivitātes konsultants.
"Vairums cilvēku plānotos uzdevumus pieraksta ar vienu vārdu – ārsts, mamma, banka, piezvanīt un tā tālāk. Bet - ko tālāk? Redzot tik abstraktu sava uzdevuma definīciju, visdrīzāk, to pat nemanot, konkrēto lietu atliksim uz vēlāku laiku. Taču, ja uzdevums būs raksturots gana detalizēti, piemēram, aiziet uz banku, lai atvērtu jaunu kontu, tas kļūs mums reālāks un izprotamāks. Un tad arī to, visticamāk, paveiksim ātrāk."
Prioritāšu aizmiršana
Daži no uzdevumiem, ko iekļaujam savā "to do listē" var prasīt vairāk laika nekā domājam. Un, ja dienu sāksim, veicot lietas, kas nav prioritāras, varam, gluži nemanot, izniekot tik vērtīgo laiku. Tā rezultātā svarīgākie uzdevumi, savukārt, var palikt nepadarīti. Lai tā nenotiktu, izvēlies, piemēram, trīs svarīgākos dienas uzdevumus un vienu no tiem apņemies paveikt jau pirms iegrimšanas e-pastu pārskatīšanā un ikdienas darba dunā.
Negaidītā negaidīšana
Vēl kādā LinkedIn veiktā aptaujā tika atklāts, ka 89 procenti tās dalībnieku plānotos darbus nepaveic tāpēc, ka viņu uzmanību novērš negaidītas situācijas vai blakus lietas. Lai novērstu laika izniekošanu, katras darba dienas gaitā atvēli sev stundu, kurā tikt galā ar negaidītajiem un neplānotajiem pienākumiem – zvans sadarbības partnerim, e-pasts potenciālajam klientam, kādas aktualitātes noskaidrošana utt. Šādi novērsīsi lieku stresu, produktīvi izmantosi laiku, kā arī paveiksi plānoto.
Kopainas aizmiršana
Ja sastopies ar grūtībām noteikt savas ikdienas darbu prioritātes, izvērtē, kādi ir tavi mērķi ilgtermiņā. Vai vēlies gūt paaugstinājumu amatā, saņemt algas pielikumu, nopelnīt vairāk, lai sakrātu naudu ceļojumam? Ja tā, tad izvērtē, vai uzdevumi un mērķi, kas ir izvirzīti, tiem atbilst. Gadījumā, ja daļa no ikdienas uzdevumiem nav saistāma ar ilgtermiņa mērķiem un ambīcijām, apsver, cik būtiski tie vispār ir un vai nepaģēr vien lieku laiku un enerģiju.
