Sakārtota darba vieta un nemitīgs darbs ar sevi – produktīvu un organizētu cilvēku ieradumi

Emocionālās inteliģences pētnieks Treviss Bredberijs uzsver, ka mēs produktivitāti bieži vien jaucam ar ātru uzdevumu izpildi, strādāšanu. Tādējādi šķiet, ka, veltot laiku, lai sagatavotos darba dienai vai sakārtotu darba vietu, mēs pazaudēsim laiku, kā arī kritīsies mūsu produktivitāte. Taču dažādi pētījumi rāda pretējo, piemēram, – viens darbinieks katru dienu pavada vidēji vienu stundu, meklējot sev nepieciešamo dokumentu, piezīmju lapiņu utt., ko nevajadzētu darīt, ja darbinieks iepriekš būtu sagatavojies.

Tāpat eksperti lēš, ka katra stunda, kas tiek pavadīta plānojot un kārtojot, ietaupa trīs līdz četras stundas. No tā izriet, ka neorganizētība maksā ne tikai laiku, bet arī naudu. Lasi tālāk un iepazīsties ar ieradumiem, kas raksturīgi produktīviem un organizētiem cilvēkiem un kurus piekopt vari arī tu.

Arvien biežāk tiek dzirdēts, ka tehnoloģijas paņem ļoti daudz mūsu laika, kas tiek iztērēts nelietderīgi. Lai gan vairāk tiek akcentēta nelietderīga tehnoloģiju lietošana privātiem nolūkiem, tomēr arī šādi iespējams pagarināt vai apgrūtināt darba dienu. Produktīvs un organizēts cilvēks prot tehnoloģijas izmantot savā labā, piemēram, kaut veicot tik vienkāršu darbību, kā e-pasta filtru uzstādīšana, kas sakārtos elektroniskā pasta kastīti pēc nepieciešamajiem parametriem, vai elektronisko piezīmju lapiņu izmantošana, kas palīdz sekot līdzi dienas laikā paveicamajiem darbiem. Neskatoties, kādam mērķim tu izmanto tehnoloģijas, darba vietā ir svarīgi, lai tās tavu darbu atvieglo, nevis lieki sarežģītu.

Šeit lasi interviju ar 2019. gada labāko e-skolotāju Eiropā Daci Bergmani. Sarunas laikā viņa atklāj, kur ikdienā ikvienam no mums jāprot tehnoloģijas izmantot mūsu labā.

Tāpat produktīvi un organizēti cilvēki konkrētam uzdevumam nepieķersies divreiz, jo tā ir lieka laika tērēšana. Ja nepieciešams veikt telefona zvanu vai nosūtīt e-pastu, uzdevums netiek atlikts uz vēlāku laiku, bet gan nekavējoties seko rīcība. Taču tas nebūt nenozīmē, ka atskanot signālam, kas liecina – pienācis jauns e-pasts, tas uzreiz tiek atvērts un uz to atbildēts. Ja steigsi atbildēt katram pienākošajam elektroniskā pasta ziņojumam, tas kavēs citu uzdevumu izpildi.

Lai nenovērstu savu uzmanību no, ļoti iespējams, svarīgākiem uzdevumiem, produktīvi cilvēki ieplāno laiku, kad ar ziņojumiem iepazīties un tiem atbildēt. Tāpat šādi cilvēki savu e-pasta kastīti sakārto pēc nozīmīguma – svarīgāko klientu vai sadarbības partneru ziņojumi vienmēr atrodas pasta kastītes augšgalā. Ja zini, ka gaidi svarīgu e-pastu, vari iestatīt konkrētajam sūtītājam paziņojuma signālu vai uzlecošu lodziņu, kas nodrošinās – lai tu šo e-pastu nepalaistu garām. Nereti produktīvi cilvēki iestata arī automātiskās atbildes e-pastu, kas sūtītāju informē par laiku, kad varētu tikt saņemta atbilde.

Viss līdz šim uzskaitītais palīdz atvieglot un sakārtot ikdienas darbu, taču nereti to kavējam mēs paši – mūsu īpašību un ieradumu dēļ. Lai tās nekavētu darba procesu, produktīvi un organizēti cilvēki nemitīgi strādā ar sevi pašu – viņi zina savas vājības un ar tām strādā. Piemēram, ja tev ir ieradumus darbinieku sapulču laikā aizrunāties, nākamajā reizē uzliec taimeri, kas vēstīs, kad sapulcei jābeidzas. Ja tu vienmēr sapulces laikā aizmirsti par kaut ko pastāstīt, nākamajā reizē sastādi sapulces darba kārtību, u.tml.

Runājot par reālu maltīti, organizēti cilvēki vienmēr atradīs laiku pusdienām. Jā, katrai no mums vismaz reizi darba diena ir bijusi tik piepildīta, ka par pusdienām atceramies vien tad, kad pusdienlaiks jau sen aiz muguras un darba diena tuvojas tās izskaņai. Tajā brīdī izvēlamies aizskriet līdz tuvākajam veikaliņam vai kioskam, lai nopirktu kādu sviestmaizi, šokolādes tāfelīti vai ko citu graužamu, vai nolemjam pusdienas izlaist, taču neviens no minētajiem variantiem nav vēlams. Iegādātais našķis tev iedos enerģiju turpmākajām aptuveni 20 minūtēm, pēc kurām enerģija strauji kritīsies, kā arī zudīs tavas koncentrēšanās spējas. Tāpat izlaista maltīte negatīvi ietekmē produktivitāti, problēmu risināšanas spējas un arī figūru. Ohaio Štata universitātes pētījums rāda – svars, kuru zaudē, izlaižot maltīti, ir muskuļu svars, kas pēcāk atgriežas tauku veidā.

Tāpat, lai nākamajā dienā tūliņ pēc ierašanās varētu sākt savu darba dienu, produktīvi un organizēti cilvēki iepriekšējās dienas vakarā saplāno nākamajā dienā veicamos uzdevumus. Tas palīdzēs ne tikai atcerēties visus darāmos darbus, bet arī palīdzēs pieturēties pie dienas plāna arī tad, ja parādīsies neplānoti un steidzami padarāmi darbi.