Paziņojumam plašsaziņas līdzekļiem jāsatur ziņas vērts materiāls. Visbiežāk tos sagatavo, lai informētu par gaidāmu notikumu, jaunu produktu, iecerēm vai lai popularizētu zīmola jaunumus. Tā var būt informācija par organizācijas darbības rādītājiem, investīcijām, vadītāja maiņu. Relīzes bieži sūta arī dažādas organizācijas, kas regulāri informē par jauniem pētījumiem un sabiedrībai aktuāliem tematiem. Paziņojumu var sagatavot arī par ekspertu viedokļiem, padomiem, pieredzi un tamlīdzīgi.
Gan radoši, gan strukturēti
Lai piesaistītu uzmanību un atšķirtos no daudzām citām relīzēm, ko ikdienā saņem žurnālisti, relīzes autoram jābūt radošam, kas gan nebūt nenozīmē mākslinieciskus burtveidolus, spilgtu teksta krāsu vai daudzus izcēlumus. Paziņojums plašsaziņas līdzekļiem nav brīvi veidots mārketinga teksts, un radošums drīzāk izpaužas ziņas unikalitātē un spējā formulēt sabiedrības ieguvumu no notikuma, jaunā produkta un citām atspoguļotajām norisēm. Preses relīzes veido saskaņā ar noteiktu struktūru, un ir vērtīgi atcerēties sešus svarīgus nosacījumus.
Virsraksts, kas uzrunā
Pirmais, ko pamana relīzes saņēmēji, ir virsraksts, tāpēc ir svarīgi, lai tas piesaistītu uzmanību un skaidri paustu relīzes mērķi. Virsrakstam ir jābūt īsam un koncentrētam (septiņi līdz desmit vārdi), un to var papildināt nedaudz garāks apakšvirsraksts, kas papildina un paskaidro virsrakstu.
"6K" jautājumi ievadā
Lai relīzes ievads, ko sarunvalodā dēvē par līdu, informētu par galvenajiem faktiem un papildinātu virsrakstu, tajā jāatbild uz sešiem jautājumiem – "kas?", "ko?", "kad?", "kur?", "kā?", "kāpēc?". Atbildot uz šiem jautājumiem, relīze būs informatīva, precīza un kodolīga.
"Apgrieztās piramīdas" princips
Preses relīzi parasti veido tā dēvētās "žurnālistikas apgrieztās piramīdas" veidā, vispirms atklājot, par ko būs stāsts, pēc tam iezīmējot problēmu vai aplūkojamo jautājumu un tikai trešajā vai ceturtajā rindkopā sniedzot plašāku kontekstu, kam seko risinājums vai tā redzējums.
Citāts(-i)
Eksperti iesaka vienmēr papildināt relīzi ar vienu vai vairākiem citātiem, turklāt ir vēlams, lai tas būtu trešās puses, proti, klienta, neatkarīga novērotāja vai eksperta teiktais. Citāts ir veids, kā ieinteresēt lasītāju un iespējamo sadarbības partneri, turklāt tā ir vienīgā paziņojuma daļa, ko žurnālisti parasti nemaina. Tādēļ citātā jo īpaši jāvairās no liekvārdības un tukšvārdības, kā arī jādomā par pareizu un labskanīgu valodu.
Kontaktinformācija
Relīzes noslēgumā precīzi jānorāda kontaktpersona, kas varētu sniegt papildu informāciju. Jāmin vārds un uzvārds, organizācijas nosaukums, amats, e-pasta adrese, tālruņa numurs un tīmekļvietnes adrese.
Pirms kontaktinformācijas paziņojuma beigās īsi un kodolīgi vajadzētu sniegt arī tā dēvēto "fona informāciju" par organizāciju un tās vēsturi, darbību, norādot darbības mērķi un ilgumu, atrašanās vietu un citu informāciju, iekļaujot saiti uz organizācijas vai pasākuma tīmekļvietni.
Relīzes apjoms
Preses relīzei nevajadzētu pārsniegt vienu A4 lapu. Ja relīzē ievēro visus paraugprakses principus un ieteikumus, tā vienmēr būs pietiekami īsa un kodolīga, tajā atspoguļotā informācija – jēgpilna.
Relīzes teksts noteikti jāsaskaņo ar visām iesaistītajām pusēm, tostarp citāta autoru.
Izplatītākās kļūdas
Jebkurai informācijai, ko nododam, jābūt precīzai un pārbaudītai. Ja informācijas pirmavots ir autors, jāpārbauda, vai precīzi norādīts laiks, datums un norises vieta. Savukārt, ja relīzes autors atsaucas uz citiem avotiem un norāda dažādus faktus (piemēram, gadskaitļus, daudzumu, uzvārdus), šī informācija jāpārbauda vismaz divos uzticamos avotos, lai relīze nemaldinātu lasītājus.
Parasti iesaka treknrakstā izcelt tikai virsrakstu un izvairīties no vārdu, tostarp nosaukumu vai pat teikumu rakstīšanas ar lielajiem burtiem (Caps lock), jo tas gan apgrūtina teksta uztveri, gan rada lieku darbu žurnālistiem, jo vēlāk viss jāpārveido.
Nevajadzētu aizmirst arī par pārlasīšanu un pareizrakstības un pieturzīmju kļūdu pārbaudi, kā arī jāizvairās no pārāk garām un sarežģītām teikumu konstrukcijām. Specifiski nozares termini un "gudri" svešvārdi bez plašāka skaidrojuma jālieto tikai tad, ja ir droši zināms, ka informāciju publicēs tikai specializētie nozares plašsaziņas līdzekļi.
Pēc iespējas jāvairās no klišejiskas izteiksmes un pārlieku bieži izmantotām modes frāzēm, piemēram, "vadošais", "unikāls", "risinājums", "sinerģija", "inovatīvs/novatorisks", "ar lepnumu/prieku paziņojam/prezentējam" utt. Arī vārdu "ļoti" žurnālisti visbiežāk izdzēsīs.
Relīzes nosūtīšana
Jāpievērš uzmanība ne tikai materiāla saturam, bet arī tam, kā relīzi izsūtām adresātiem. Rūpīgi jāpārdomā e-vēstules temats, lai saņēmējs atvērtu šo e-pastu un nerastos aizdomas par vīrusa vai reklāmas ziņojumu. Vēstuli nevajadzētu sūtīt bez pavadteksta, kas paskaidro pielikumā pievienoto relīzi, jo citādi ziņa bez teksta var palikt nepamanīta.
Ja e-pasta ziņā ir saites uz fotogrāfijām vai citu vizuālo materiālu, jāpārbauda, vai tās ir pareizas un darbojas. Pirms tam kritiski jāizvērtē, vai attēlu kvalitāte ir pietiekami augsta un vai ir norāde uz "publicitātes foto". Vienmēr jāpārbauda, vai vēstules pielikumā ir pievienota relīzes datne.
Preses relīze ir vieglākais veids saziņas uzsākšanai un nozīmīgs palīgs žurnālistu ikdienā. Iedarbīgas relīzes pamatā ir unikāla ziņa, pārskatāma struktūra un loģisks izklāsts, atbildes uz tā dēvētājiem "6K" jautājumiem, jēgpilni citāti, kodolīgs teksts, viegli uztverami teikumi, pārbaudīti fakti un gramatiska pareizība.
