Par uzņēmuma arhīva saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs, un tas nozīmē, ka vadītājam ir jāparūpējas, lai dati vienmēr būtu sasniedzami.
"Laiku pa laikam pie mums vēršas uzņēmēji, kuri "lēkājuši" no vienas grāmatvedības programmas uz otru, izmantojuši dažādus šaubīgus, nu jau likvidētus risinājumus, un vairs netiek klāt iepriekšējo gadu dokumentiem. Fails ir saglabāts, taču šobrīd izmantotā programma to neprot atvērt. Līdz ar to uzņēmums nespēj vajadzības gadījumā izpildīt prasību uzrādīt grāmatvedības datus," stāsta Slaidiņš.
Lai izvairītos no šādām nepatikšanām, vēlams izvēlēties pārbaudītu, tirgū labi zināmu grāmatvedības programmu, ko izstrādātājs nemitīgi pilnveido. Mazpazīstamas bezmaksas programmas bieži vien tiekot atstātas novārtā un var tikt likvidētas bez iepriekšēja brīdinājuma, tādējādi atstājot uzņēmumu bez iespējas piekļūt datiem.
Glabāt datus uzticamos mākoņservisos
Diemžēl ne papīra dokumenti, ne datora cietais disks, ne ārējie datu nesēji nav mūžīgi. Tie var nolietoties, saplīst vai tikt bojāti, piemēram, telpu applūšanas gadījumā. Tādēļ vismaz datu kopija jāglabā uzticamā mākoņkrātuvē, kuras uzturētājs uzņemas pilnu atbildību par tiem un noglabā vairākas dokumentu versijas dažādos serveros.
"Arī labākās grāmatvedības programmas tagad piedāvā iespēju visus datus noglabāt drošās mākoņkrātuvēs, kur tie var atrasties gadiem ilgi un, galvenais, vienotā formātā. Pat ja programma tiek mainīta, tās izstrādātājs parūpēsies, lai iepriekšējo gadu pārskatus un citus dokumentus vienmēr varētu atvērt," uzsver Slaidiņš.
Veikt ierakstus regulāri
Mazos uzņēmumos, kur nav štata grāmatvedis, vadītājs mēdz grāmatvedības datu kārtošanu atlikt uz pēdējo brīdi. Steigā pirms atskaites nodošanas kāds dokuments var paslīdēt garām, raisot laikietilpīgu skaidrošanos ar uzraugošajām iestādēm. Tādēļ vēlams ieņēmumus, izdevumus un algu maksājumus ievadīt grāmatvedības programmā regulāri. Ideāli, ja šim uzdevumam var atvēlēt konkrētu laiku, piemēram, katras ceturtdienas pirmo darba stundu. Tādējādi panāksiet, ka uzņēmuma arhīvā nonāk visi dokumenti.
Nodrošināties ar labu padomdevēju
Viens cilvēks nevar zināt visu, jo īpaši tik komplicētā jomā, kā grāmatvedība. Tādēļ ir būtiski piesaistīt kādu labu konsultantu. "Ja izmantojat labu grāmatvedības programmu, tad apmulsuma brīžos palīdzību var lūgt tehniskā atbalsta centram. Zinoši speciālisti pa telefonu pastāstīs, kas darāms, lai dati tiktu korekti ievadīti," piebilst eksperts.
Noglabāt papīra kopijas drošā vietā
Pat digitalizācijas ērā papīrs ir samērā drošs datu uzglabāšanas veids, ja vien tas tiek pareizi glabāts. Ievietojiet izdrukātās grāmatvedības datu papīra lapas labā seifā, kur tie var pārciest bīstamāko ārējās vides faktoru uzbrukumus. Svarīgus uzņēmuma dokumentus noteikti nevajadzētu glabāt atvērtos plauktos, darba galda atvilktnēs un citās nepasargātās vietās, akcentē Slaidiņš.
Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!
