Mācies sarunāties attālināti: video zvanu kļūdas, kas liek izskatīties neprofesionāli  (2)

Lai arī video zvani daudz ko neatšķiras no sapulcēm vai tikšanās reizēm klātienē – arī caur ekrānu var izrunāt tieši to pašu un tikpat ilgā laikā –, tomēr dzīvesvietas vide maina mūsu paradumus, kurus mums jāiemācās pielāgot darbam no mājām. Iedvesmojoties no portāla ''Reader's Digest'', piedāvājam iepazīties ar tipiskākajām kļūdām, kuras cilvēki mēdz pieļaut, veicot video zvanus mājās. Tāpat atradīsi ieteikumus, kā šīs kļūdas nepieļaut.

Ja tu esi galvenā sarunas vedēja un tev krietnu laiku jārunā bez apstājas, par ļaunu nenāks laiku pa laikam iepauzēt un sarunas biedriem pajautāt, vai viss ir saprotams. Šādi tu varēsi pārliecināties, ka visi tevī klausās, kā arī varēsi apmierināt kāda ziņkāri par tevis sacīto vai darīt zināmu kaut ko neizprastu. Tāpat arī sarunu noslēdzot nepieciešams pārliecināties, ka visiem viss bijis saprotams, kā arī vēlams uzskaitīt darāmo līdz nākamajai sarunai. Tā, ja būsi kaut ko piemirsusi, kāds cits varēs to tev atgādināt, kā arī radīsi par sevi profesionālu iespaidu klientu acīs.

Ja zini, ka e-pastā kāds gaida tavu atbildi, tev kaut nedaudz video zvana laikā kļuvis garlaicīgi vai esi iecerējusi vairākus darbu paveikt vienlaicīgi, e-pasta atvēršana un atbildēšana uz svarīgāko var šķist kārdinoša. Taču šāda rīcība pilnībā novērsīs tavas domas no sarunas, tādējādi vari palaist garām kaut ko patiesi svarīgu. Kā arī, ja tavs mikrofons būs ieslēgts un sarunas biedri dzirdēs sitamies tavas klaviatūras taustiņus, radīsi iespaidu, ka e-pasts tev ir daudz svarīgāks nekā saruna. Atceries – elektroniskā pasta kastīte būs tajā pašā vietā arī pēc video zvana.

Runājot par sagatavošanos video zvanam, jāpiemin arī nepieciešamība pārbaudīt interneta savienojumu. Ņemot vērā, ka darbinieki, kuri savas dienas vada, strādājot pie datora, šobrīd nav vienīgie, kas izmanto interneta savienojumu – to vajag arī skolniekiem un studentiem, kas visi mācās attālināti, pārliecināties, ka tavs interneta savienojums strādā labi, ir obligāta nepieciešamība. Lai to izdarītu, vari testa video zvanā sazvanīties ar kādu kolēģi vai paziņu. Tā tu aiztaupīsi daudz lieki iztērēta laika, kuru varētu veltīt sarunai, bet aizvadīsi, mēģinot salabot savu interneta savienojumu.

Kāpēc? Ja arī datora ekrānā iespējams redzēt tikai tavu galvu vai torsu, tu nekad nevari zināt, vai tev pēkšņi nebūs jāceļas kājās, jo, piemēram, bērnam esi vajadzīga vai mājdzīvnieks iekūlies nelaimē. Un tu pavisam noteikti negribēsi, lai kāds tavs biznesa partneris ierauga tavas pidžamas bikses ar sirsniņām vai mājas kreklu, uz kura manāmi kafijas vai ēdiena traipi.

Savukārt, ja video zvana laikā nav nepieciešams, lai tavs mikrofons būtu nemitīgi ieslēgts, neaizmirsti to izslēgt. Tādā veidā tu ne tikai izvairīsies no iespējamas atbalss radīšanas, bet arī no dažādu fonu trokšņu radīšanas, kas var arī aiztaupīt apkaunojošus brīžus. Piemēram, mājdzīvnieku kautiņu, bērnu klaigas vai dzīves biedra vaicājumus, kas liks tev kolēģu vai biznesa partneru acīs sarkt.

Paturpinot par traucēkļiem... Kafijas malkošana vai slāpju remdēšana ar ūdeni ir viena lieta, bet košļājamās gumijas čāpstināšana vai pusdienu ieturēšana video zvana laikā ir pat ļoti rupja rīcība. Jā, iespējams, tavs mikrofons vai video kamera ir izslēgti, bet tu nevari paredzēt, kurā brīdī tev lūgs tos ieslēgt. Un nebūs visai patīkami pilniem un gremojošiem vaigiem mēģināt atbildēt uz kāda jautājumu. Savukārt, ja tavam mikrofonam visas sarunas laikā jābūt ieslēgtam, tava čāpstināšana visiem kritīs uz nerviem un radīs par tevi ļoti nepatīkamu iespaidu.

Tāpat vēlams atrast pēc iespējas klusāku un mierīgāku stūrīti miteklī. Šis nosacījums attiecas arī uz tiem, kas dzīvo vieni, jo, iespējams, sēžot pie kādas istabas loga, fonā dzirdami skaļi ielu trokšņi vai varbūt augšējā stāva kaimiņš uztaisījis ballīti. Tāpēc pirms zvana ne tikai esi droša, ka tev fonā nav redzams kaut kas, ko citiem nevajadzētu redzēt, bet arī nodrošinies, ka tu dzirdēsi citus un citi dzirdēs tevi.