Četri piemēri, kā uzņēmumi izmanto e-zīmogu

E-zīmogs ir parasts uzņēmuma zīmogs, kas pieejams elektroniskā formā. E-zīmoga izmantošanai galvenokārt ir divi mērķi – tos lieto vai nu dokumentu izcelsmes un integritātes garantēšanai, vai arī automatizētu procesu veikšanai, kas ļauj samazināt roku darbu. Dažos gadījumos šos abus mērķus var apvienot.

E-zīmogi ir piemēroti, ja uzņēmumam ir nepieciešams garantēt slepenas informācijas integritāti un izcelsmi. Tas attiecas uz tādiem dokumentiem kā, piemēram, nodokļu pārskati, personas veselības informācija u.tml. Viens "Dokobit" klients, kas nodrošina kreditēšanas pakalpojumus, apzīmogo savus atbalsta tālruņa zvanus, lai pārliecinātos par to, ka zvanos ierakstītā informācija nav tikusi sagrozīta. Tas arī apliecina, ka zvana laikā panāktā vienošanās ir spēkā. Šāds pakalpojums būtu noderīgs arī citiem uzņēmumiem, kas sniedz finanšu pakalpojumus un mēdz panākt vienošanos mutiskās telefonsarunās.

Vēl viens e-zīmoga lietošanas gadījums ir asins analīžu rezultātu apzīmogošana. Tas ļauj klīnikas klientiem būt pārliecinātiem, ka pa e-pastu saņemtie rezultāti ir patiesi un saņemti no konkrētās klīnikas.

E-zīmogi tiek izmantoti arī elektroniskajās tiesu sistēmas platformās, kur juristi iesniedz dokumentus tiesai. Dokumenti tiek elektroniski apzīmogoti, lai pārliecinātos, ka to saturs nekādā veidā nevar tikt mainīts.

E-zīmogs ir nevainojams risinājums, ja ir nepieciešams garantēt digitālo dokumentu integritāti un izcelsmi. Daži "Dokobit" klienti no telekomunikāciju nozares izmanto e-zīmogu skenētiem dokumentiem, piemēram, pakalpojumu līgumiem gadījumos, kad klienti tos paraksta ar roku. Tas ir noderīgi, ja pakalpojumu centros nav citu tehnoloģisko iespēju.

Citi uzņēmumi apzīmogo dokumentus, kas parakstīti, izmantojot planšetdatorus, t.i., kur paraksts tiek uzzīmēts uz ekrāna. Tā kā zīmētos parakstus ir ārkārtīgi viegli grozīt, šādu dokumentu zīmogošana nodrošina apliecinājumu par to izcelsmi un derīgumu. Šī iespēja ir populāra mobilo sakaru operatoru un līzinga kompāniju pakalpojumu centros, kur jau ir ieviestas tehnoloģijas, lai vienkāršotu klientu pieredzi, parakstot dokumentus.

E-zīmogus izmanto arī uzņēmumi, kuri vēlas digitalizēt ienākošos papīra dokumentus neatkarīgi no tā, vai tas ir rēķins vai līgums. Saņemot papīra dokumentu, tas tiek ieskenēts un tam tiek pievienots e-zīmogs, lai pārliecinātos, ka dokuments netiks rediģēts vai mainīts jebkādā citā veidā.

E-zīmogi var noderēt, kad procesi ir automatizēti un nepieciešams apzīmogot automātiski veidotus dokumentus, piemēram, rēķinus, maksājuma izrakstus, izrakstus no datu bāzēm u.tml. Elektroniskos zīmogus bieži izmanto rēķiniem, kas mēneša beigās tiek ģenerēti automātiski un nosūtīti klientiem. E-zīmogs apliecina, ka klienti ir saņēmuši rēķinus no konkrēta uzņēmuma.

Kāpēc tas ir svarīgi? Automātiski ģenerēti dokumenti var būt viltoti. Mūsdienās ir viegli viltot rēķinu ar mainītu IBAN numuru un nosūtīt to klientam dienu pirms to izdara īstais pakalpojuma sniedzējs. Līdzīgs risks attiecas arī uz visiem citiem dokumentiem, kas tiek veidoti dažādās sistēmās. E-zīmogi palīdz izvairīties no šādām situācijām, apstiprinot, ka dokumentu ir sagatavojis un nosūtījis konkrēts uzņēmums.

E-zīmogošana ir nevainojami piemērota arī automatizētu biznesa procesu apstiprināšanai, automātiski pārbaudot saņemto un elektroniski apzīmogoto informāciju. Lielākajā daļā gadījumu automatizētus biznesa procesus izmanto uzņēmumi, kam ir liels dokumentu aprites apjoms un tie vēlas vienkāršot procesus, lai saņemto informāciju nevajadzētu manuāli verificēt un apstiprināt. Piemēram, to var izmantot finanšu iestādēs, lai automātiski apstrādātu zibmaksājumus – tiklīdz persona veic darījumu, maksājumu uzraudzības iestādei tas jāpārbauda un jāapstiprina. Ja maksājuma darījums tiek apstiprināts ar elektronisku zīmogu, pārbaudes process var notikt automātiski, jo sistēma saņem visus nepieciešamos datus no zīmoga. Šis konkrētais lietošanas gadījums ir īpaši būtisks tiem pakalpojumu sniedzējiem, kuriem jāievēro PSD2 direktīva.

Uzzini vairāk un sazinies ar "Dokobit" portālā šeit, un mēs arī tavā uzņēmumā palīdzēsim ieviest elektronisko zīmogu!